Office Manager - Coordinateur·trice Administratif·ve Événements H/F

FPP

Véritable pivot de l'organisation, l'Office Manager assure le bon fonctionnement quotidien de la Fédération. Il/elle apporte un soutien opérationnel aux équipes, coordonne la logistique des événements, veille au confort des collaborateurs et garantit la qualité des prestations et des services généraux.

Ce poste requiert un excellent sens du service, une forte capacité d'organisation et une grande autonomie afin de faciliter le travail de l'ensemble de l'équipe et de contribuer à l'image professionnelle de la Fédération.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Organisation logistique et événementielle
- Assurer l'organisation logistique des événements, réunions, commissions et assemblées de la Fédération à Paris et en région.
- Réserver les salles, hébergements, transports et prestations associées.
- Coordonner les intervenants, prestataires et fournisseurs.
- Préparer les supports, badges, documents et matériels nécessaires aux événements.
- Assurer le suivi administratif et logistique avant, pendant et après les manifestations.

2. Gestion des déplacements professionnels
- Organiser les déplacements des élus, de la direction et des collaborateurs.
- Réserver trains, avions, hôtels, taxis et restaurants.
- Optimiser les coûts de déplacement en respectant les budgets définis.
- Gérer les modifications de dernière minute et les imprévus éventuels.

3. Services généraux et vie des locaux
- Superviser les prestataires liés au fonctionnement des bureaux (ménage, maintenance, fournitures, sécurité, etc.).
- Assurer l'interface quotidienne avec les sociétés de services.
- Veiller à la qualité de l'environnement de travail et au bon état des locaux.
- Gérer les stocks de fournitures, consommables et équipements.
- Organiser les commandes et réassorts nécessaires.
- Assurer l'accueil des visiteurs et la réception du courrier.

4. Assistance administrative
- Réaliser des tâches administratives courantes pour les équipes.
- Mettre en forme, relire et corriger différents documents, comptes rendus, présentations et supports de communication.
- Assurer le classement et l'archivage des documents.
- Participer au suivi des fournisseurs et au contrôle des factures.

5. Support aux équipes
- Faciliter le quotidien des collaborateurs en apportant un soutien opérationnel polyvalent.
- Participer à l'accueil des visiteurs et partenaires.
- Contribuer à maintenir un esprit de service et une ambiance de travail conviviale.

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