Gestionnaire de la Scolarité des Doctorants H/F
Ecole supérieure de physique et de chimie industrielles de la Ville de Paris
- Paris 5e - 75
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +5
- Enseignement • Formation
Les compétences pour ce job
- Anglais
Les missions du poste
Activités principales
Gestion administrative de la scolarité des doctorants:
- Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat
- Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçues en lien avec le service comptabilité de l'ESPCI
- Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l'intégrité des saisies
- Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d'après les données extraites de l'application de gestion des doctorants (ADUM)
- Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d'étudiants
- Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l'ESPCI
- Élaborer des tableaux d'indicateurs (enquête SISE)
- Mettre à jour les documents de référence à destination des doctorants
Organisation des soutenances de doctorat et HDR:
- Préparer et organiser les soutenances
- Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l'autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l'avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance
Délivrance des diplômes
- Editer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs et les diplômes
Accueil et recrutement des doctorants
- Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de lESPCI et des écoles doctorales
- Mettre en place les conventions de cotutelles de thèse l'internationale avec les partenaires étrangers
- Assurer le suivi des missions doctorales d'enseignement et des conventions de reversement associées.
- Organiser annuellement la journée d'accueil des doctorants
- Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat
Convention de séjour de recherche:
- Mettre en place les conventions de séjour de recherche (CSR) des doctorants et post doctorants éligibles à ce dispositif, le cas échéant en lien avec le FSD.
- Coordonner les informations concernant le financement des CSR en lien avec la DAR et le laboratoire d'accueil ainsi que le paiement des bourses en lien avec le service comptabilité.
Animation et réseau:
- Représenter l'ESPCI au sein du groupe expert métier dédié à la scolarité des doctorants et piloté à l'échelle de PSL et des réunions mensuelles ADUM
Autres activités:
Si l'activité le permet (période février-juillet): travailler en renfort du pôle contrat de recherche et du pôle Europe pour réaliser des missions telles que du titrage ou du reporti
Le profil recherché
Connaissances transversales requises:
o Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d'inscription et de validation des diplômes de doctorat
o Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
o Maitrise de l'anglais appréciée
Savoir-faire requis:
o Capacité d'analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat
o Capacité à hiérarchiser et à prioriser
Savoir-faire:
o Avoir le sens de l'accueil
o Faire preuve d'organisation et de précision
o Utiliser des logiciels de bureautique
o Planifier son travail
o Travailler en équipe
Savoir-faire transversaux:
o Informer et rendre compte à sa hiérarchie
o Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
o Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être:
o Aptitudes relationnelles avec le public et dans l'environnement professionnel
o Aptitude à travailler en équipe
o Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
o Autonomie, méthode et rigueur
o Sens de l'organisation et de la coordination
o Disponibilité, discrétion et confidentialité
o Polyvalence et capacité d'adaptation
Expérience professionnelle souhaitable:
o Expérience souhaitée dans un service de scolarité au sein d'un établissement d'enseignement supérieur.
Formation requise (ou diplôme):
o Niveau IV: Baccalauréat ou diplôme équivalent
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Contexte :
La direction d'Appui à la recherche est un service dédié au montage et à la gestion administrative et financière des projets de recherches portés par l'ESPCI et de la scolarité des doctorants.
Au sein de cette direction, le / la gestionnaire de scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants de l'ESPCI et de l'Institut Curie depuis leur inscription en thèse jusqu'à la délivrance du diplôme du doctorat.
Rattachement du poste :
Le poste est rattaché à la Direction d'Appui à la Recherche au sein du pôle contrats de recherche.
Composée de 12 personnes incluant sa directrice et son adjointe, la DAR est organisé en plusieurs pôles : contrats de recherche, Europe, DIM MaTerRE, scolarité des doctorants et appui à la gestion (PAG). La DAR s'articule autour de plusieurs grands domaines :
- Le montage administratif et financier des projets déposés par l'ESPCI en réponse aux appels à projets nationaux et internationaux.
- La gestion administrative et financière des contrats de recherche, de chaires et de mécénats
- La négociation, juridique des contrats de recherche
- Le suivi et la gestion prévisionnelle du budget investissement, fonctionnement et du budget de masse salariale des contrats de recherche
- La gestion administrative de la scolarité des doctorants de l'ESPCI et de l'Institut Curie.
- La participation aux projets de recherche structurants coordonnés au niveau de PSL
- L'appui à la gestion des contrats au sein des laboratoires
Publiée le 08/07/2026 - Réf : 2026-2343733
