Secrétaire Administrative H/F

Centre Hospitalier de Montmirail

Ce poste s'inscrit dans une organisation en temps partagé entre deux services : Bureau des Entrées et économat / Direction.

I. MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
A. Bureau des Entrées (BDE) / Économat
Facturation (EHPAD et/ou SMR avec consultations mémoire / rétrocession des médicaments)
- Saisie et contrôle des éléments de facturation des séjours et prestations (hébergement, soins, forfaits journaliers, suppléments)
- Édition et envoi des factures aux résidents/patients, familles, organismes payeurs (aide sociale.)
- Création et mise à jour des dossiers administratifs des résidents/patients (état civil, coordonnées, situation administrative.)
- Gestion des contentieux
- Lien avec les services financiers / Trésorerie pour le suivi des recettes
Standard et accueil
- Gestion du standard téléphonique de l'établissement : réception, filtrage et orientation des appels
- Accueil physique des patients, résidents, familles et visiteurs
- Information de premier niveau sur les démarches administratives (admission, sortie, facturation.)
- Orientation vers les services et interlocuteurs compétents
Économat
- Suivi et gestion des stocks
- Création et suivi des commandes sur logiciel métier (formation en interne assurée)
B. À la direction
Gestion et finalisation des archives administratives
- Suivi du plan de classement
- Reprise des fonds d'archives administratives existants (tri et classement)
- Préparation, envoi et suivi des bordereaux de versement et de destruction en application des règles de conservation et de tri (durées légales)
- Tenue du registre des archives
Appui lors des périodes d'instances
- Aide à la préparation des réunions d'instances
- Aide à la diffusion des documents
Autres missions
- Gestion de l'affichage institutionnel (notes de service, informations réglementaires, affichages obligatoires)
- Réception, enregistrement, tri et distribution du courrier entrant ; préparation et expédition du courrier sortant
- Photocopies, numérisation, classement de documents divers
- Soutien ponctuel à l'organisation logistique de la direction
- Toute autre mission de secrétariat courant relevant du service
II. COMPÉTENCES REQUISES
Savoirs / connaissances
- Organisation et fonctionnement général d'un établissement de santé / médico-social
- Connaissances de base en facturation hospitalière (secteurs EHPAD et/ou SMR : forfaits, tickets modérateurs, organismes payeurs)
- Connaissance des règles d'archivage administratif (tri, durées de conservation, élimination réglementaire)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique)
Savoir-faire
- Maîtriser l'accueil téléphonique et physique, y compris en situation d'affluence
- Organiser, classer, indexer et archiver des documents selon des règles définies
- Gérer simultanément plusieurs activités et priorités (polyvalence entre deux services)
- Rédiger, mettre en forme des documents administratifs
- Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté ou d'anomalie
Savoir-être / qualités relationnelles
- Secret professionnel et secret médical : obligation de discrétion absolue sur les informations relatives aux patients/résidents
- Discrétion professionnelle sur l'ensemble des informations dont l'agent a connaissance dans l'exercice de ses fonctions
- Sens de l'accueil, de l'écoute et du service public
- Diplomatie et calme face au public, y compris en situation de tension
- Adaptabilité et capacité à s'organiser entre deux environnements de travail différents
- Esprit d'équipe, sens de la communication
- Rigueur et sens de l'organisation
- Respect de la neutralité et des obligations déontologiques de la fonction publique
III. CONDITIONS D'EXERCICE
CDD de 3 mois / 36 heures hebdomadaires / Rémunération selon grille indiciaire FPH
IV. PROFIL RECHERCHÉ
Bac à Bac +2 en secrétariat ou gestion administrative ou équivalent / maitrise Word Excel PowerPoint