Assistant Direction - Réf Achat - 60% H/F Apprentis d'Auteuil

Vous souhaitez mettre votre expérience au service des jeunes et familles fragilisées ? Vous voulez rejoindre une organisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail ?Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite...

Votre environnement de travail
Au sein de la Fondation Apprentis d'Auteuil, vous rejoignez le directeur et ses équipes engagés dans l'accompagnement de jeunes enfants à grands adolescents, sur différents établissements : Plateforme juridique, dispositif service d'accueil de jeunes MNA ainsi que trois services d'Accueil de jour, situés dans plusieurs arrondissements de Paris. En tant qu'assistant de direction/référent achats, vous serez en lien étroit avec le directeur et garant du bon fonctionnement du processus achats des établissements.

Vos missions
Votre poste s'articule autour de deux volets principaux : l'assistanat et relais opérationnel du processus achats:
1/ Assistant de direction

• Participation active au CODIR, rédaction des comptes rendus
• Rédaction, transmission et affichage des notes de Service ou d'information, accueil Physique et téléphonique, gestion du courrier
• Participation à la rédaction du Rapport d'activité
• Piloter et Planifier la réalisation des évènements, animations ou opérations spécifiques sur l'année.
• Participer à l'organisation des manifestations Apprentis d'Auteuil en interne et en externe
• Organiser les réunions (réservation de salles, fournitures, repas, ...) et réserver les déplacements (transports, hôtels, ...)
• Classement et archivage ;Filtrer les appels et assurer leur transmission ainsi que les mails.
• Rédiger et mettre en forme des documents.
• Participer aux réunions de services et d'établissement si besoin.
• Gérer la communication de la Direction pour des événements avec nos partenaires autour de projets diverses, support en communication interne et externe
• Assistanat éducatif, via le logiciel Parcours 2 qui consiste : à l'aide à la constitution des dossiers éducatifs des jeunes; Vérification de la bonne rentrée des données ; l'harmonisation du remplissage de P2 entre chaque établissement et le contrôle de cohérence en vue des rapports d'activité.

2/ Référent achats de l'établissement

• Vous accompagnez les équipes dans l'expression et la formalisation de leurs besoins d'achats, en veillant à la conformité des demandes et au respect des procédures de la Fondation.
• Vous saisissez les demandes dans l'outil dédié, assurez le suivi des commandes, des réceptions et des factures, et intervenez en cas d'écarts ou de litiges.
• Vous contribuez également à la diffusion des bonnes pratiques achats au sein de l'établissement et participez à l'amélioration continue des processus.
• Vous participez au suivi financier de certaines activités et projets, contribuez à la fiabilité des données comptables et veillez à la bonne circulation des informations entre l'établissement et le centre financier.