Alternant Assistant du Cabinet de Direction H/F

Caf 65

Préparation d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +5 par un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation dans les domaines :
Secrétariat de direction ;
Support à l'Action Managériale ;
Gestion administrative ;
Administration des organisations ;

Missions / Activités :

1. Assurer le secrétariat administratif de la Direction et de la Présidence,
- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes.
- Gérer les appels téléphoniques, courriers et courriels de la Direction et de la Présidence
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Assurer l'enregistrement, le classement et l'archivage des documents.
- Organiser et mettre à jour les dossiers administratifs de la Direction et de la Présidence
- Participer à la gestion documentaire et au suivi des procédures internes.

2. Participer à l'organisation des réunions et instances,
- En lien avec la Direction et les différents services :
- Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers de séance.
- Organiser la logistique des réunions et des instances institutionnelles.
- Assurer la préparation des supports nécessaires aux réunions.
- Réaliser les feuilles d'émargement et assurer leur suivi.
- Participer à la rédaction des comptes rendus et relevés de décisions.
- Assurer le suivi administratif des actions décidées lors des réunions.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des décisions et des échéances.

3. Assurer le suivi administratif des activités de Direction et de la Présidence,
- Mettre à jour les tableaux de bord et outils de pilotage.
- Participer au suivi des dossiers transversaux confiés à la Direction et a la Présidence
- Contribuer au suivi administratif de projets institutionnels.
- Assurer la gestion et le suivi des agendas partagés (directeur, Président)
- Préparer et suivre certains dossiers en lien avec les partenaires institutionnels.

4. Appuyer le fonctionnement général de la Direction et de la Présidence,
- Participer à l'organisation d'événements, réunions ou séminaires.
- Réaliser des travaux de saisie et de mise à jour des bases de données.
- Produire des documents de suivi et des indicateurs d'activité.
- Apporter un soutien administratif ponctuel aux différents services de l'organisme.

5. Participer aux actions de communication de la Direction et de la Présidence,
- Contribuer à la diffusion des informations institutionnelles auprès des différents publics internes et externes.
- Participer à la préparation et à la mise en forme de supports de communication (notes d'information, présentations, -courriers, invitations, comptes rendus, diaporamas).
- Veiller à la qualité rédactionnelle et à la cohérence des documents diffusés par la Direction et la Présidence.
- Participer à la mise à jour des outils de communication internes de l'organisme.
- Contribuer à l'organisation et à la communication autour des événements institutionnels, réunions et séminaires.
- Assurer le relais d'information entre les différents services et les instances de gouvernance.
- Participer à la valorisation des actions et projets portés par la CAF auprès des partenaires institutionnels.
- Réaliser des supports visuels simples à l'aide d'outils bureautiques ou de communication (PowerPoint, Canva, etc.).