Secrétaire d'Appui Fonctionnel - Ville de la Hague H/F

Communes

Le(la) secrétaire d'appui fonctionnel assure les tâches de gestion courante et de secrétariat du pôle support : direction des ressources humaines (80%), direction des finances, direction juridique et commande publique.

Pour la partie Pôle Support :
- En étroite collaboration avec les directions :
- Prépare, rédige, des documents des commissions, documents supports, convocations et comptes-rendus,
- Met en oeuvre les tâches administratives dématérialisées,
- Assure le soutien organisationnel des directions du pôle support : gestion de l'agenda, prise de rendez-vous téléphoniques, accueil physique, renseignement et orientation des interlocuteurs, organisation des réunions des directions du pôle support, classement et suivi des différents dossiers des directions du pôle support,
- Rédige les actes administratifs, courriers, notes de service : participation, sur demande, à la retranscription et à la mise en forme des documents administratifs ; assure la diffusion et l'archivage des courriers et des notes de service,
- Prend en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du pôle (DI, fournitures de bureau, ...),
- Fournit l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.

Pour la partie direction des ressources humaines :
- Assiste la directrice des ressources humaines sur la coordination et la rédaction des comptes rendus, des pièces administratives liées aux instances de dialogue social : dialogue social, CST, F3SCT.
- L'accueil physique et téléphonique,
- La planification collective, les agendas et l'organisation des réunions de service,
- Assure la gestion, l'enregistrement et la transmission des courriers arrivés/départ,
- Assure la gestion et la diffusion des documents et/ou demandes arrivés via le portail usager,
- Assure l'enregistrement et la transmission des arrêts maladies, des avis de la médecine du travail et du conseil médical,
- Assure la prise de rendez-vous pour les visites médicales, et la saisie des engagements sur le logiciel de comptabilité,
- Assure la gestion des registres : ex : arrêtés RH, etc.
- Mets en forme et valorise les supports écrits (compte-rendu de réunions, de commissions, courriers externes),
- Organise le classement et l'archivage des documents de la direction

CONTRAINTES PARTICULIERES :
- Disponibilité,
- Participation à des réunions.