Assistant - E de Direction Réf. Vs - Ab - Arafb H/F

Mairie de Ramonville

La commune de Ramonville Saint-Agne dispose sur son territoire d'une résidence autonomie. Cet établissement non médicalisé, de 50 logements accueille des personnes dont l'âge moyen est de 84 ans, qui sont valides et autonomes. Les équipes oeuvrent au sein de cet établissement 24h/24h afin de s'assurer du bien-être des résidents.
Pour assurer le bon fonctionnement de la Résidence, l'assistant de Direction assure un poste très central en lien avec toute l'équipe, la directrice, la collectivité et les prestataires.

Sous la responsabilité de la directrice de la Résidence Autonomie Francis Barousse, vous assurez une mission générale administrative et comptable quotidienne.

1. Gestion comptable
- Gestion de la régie de dépenses et de recettes
- Suivi du budget : en lien avec la Direction et la comptable, participation à la préparation du Budget Primitif/Budget Supplémentaire/Compte Administratif
- En lien avec la Direction et l'autre agent d'accueil : édition des bons de commande et validation des factures des fournisseurs
- Gestion de la facturation, remboursement des cautions, suivi des paiements, régularisation sur factures, gestion des impayés en lien avec le service finances de la mairie
- Suivi de la facturation des repas avec la comptable de l'EHPAD et de la laverie

2. Gestion des plannings et correspondant RH
- Gestion des deux plannings des agents de la résidence : accueil et restauration (ce dernier en lien avec le référent restauration)
- Gestion des congés des agents et planification
- Gestion des absences et des remplacements ponctuels en lien avec le référent restauration
- Etablir le décompte des heures réalisées par les agents
- Correspondant RH : assurer le lien avec le service compétent de la mairie et transmettre des informations au service concerné (heures, absences, maladies, grèves, contrats, .)
- Être le référent des agents auprès de la Direction (descente et remontées d'informations)

3. Gestion des dossiers des résidents
- Gestion des absences des résidents, diffusion d'informations en interne et en externe (infirmiers, auxiliaires de vie et autres intervenants) et mise à jour des plannings de présence dans l'établissement
- Gestion des dossiers d'évaluation des résidents (GMP) en lien avec le Conseil Départemental
- Actualisation et gestion des dossiers résidents (mis à jour et suivi) : par voie dématérialisée (logiciel BL Résidents) et en version papier.
- Suivi administratif et comptable des dossiers d'aide sociale, APA et APL et exécution des aides
- Rédaction de courriers, attestations diverses (CAF, quittances de loyers) en lien avec l'agent d'accueil

Profil recherché

- Diplôme BTS assistant de direction ou de gestion administratives
- Expérience souhaitée d'un an sur un poste d'assistant administratif ou de direction

Compétences techniques
- Connaissance de la fonction publique
- Connaissance des règles de gestion de dossier
- Notions comptabilité et ressources humaines
- Connaissance de l'outil informatique
- Compétences avérées dans l'assistance aux personnes âgées

Qualités attendues
- Logique organisationnelle
- Dynamisme, autonomie et sens de l'initiative
- Disponibilité, sens de l'organisation, grandes qualités rédactionnelles et relationnelles
- Goût du travail en équipe
- Sens du service public
- Capacité d'écoute et sens réel des relations humaines
- Réserve et discrétion

Conditions du poste

Travail en journée
Accès à la formation.
Prestations sociales : restaurant inter-entreprise (tarifs avantageux), forfait mobilité durable, prestations sociales et culturelles via le Comité des OEuvres Sociales, participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance