Assistant Administratif - Conseil Departemental de la Marne H/F
Conseils départementaux
- Châlons-en-Champagne - 51
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Au sein du service maintenance du patrimoine et logistique (SMPL) du pôle bâtiments et territoires (PBT), vous intervenez sur la gestion administrative du service. Assurer le suivi administratif et opérationnel des activités du service et jouer un rôle central dans la coordination entre les techniciens et les prestataires externes. Assurer, en binôme, les fonctions d'assistante du Directeur du pôle.
Organisation et coordination ...
- Gérer les appels entrants de la direction,
- Gérer les frais de missions des agents du service,
- Réaliser les comptes-rendus de réunions, les documents de présentation à la demande du service ou du directeur,
- Organiser, suivre et distribuer les badges d'accès aux bâtiments,
- Gérer, préparer et suivre des parapheurs,
- Déposer, classer et archiver des documents (en lien avec le service marchés),
- Rédiger, mettre en forme et envoyer des courriers (internes et externes),
- Gérer la boite mail du service,
- Remplacer ponctuellement la 2nde assistante,
- Préparer et organiser des réunions internes et externes,
- Gérer les bons d'interventions des entreprises externes dans la GMAO.
Suivi de la maintenance préventive et réglementaire ...
- Gérer le planning, les rapports et l'archivage dans la GMAO des visites de maintenance préventive.
Relations avec les entreprises externes ...
- Gérer les correspondances avec les prestataires,
- Saisir les bons de commande dans la GMAO
Suivi des performances et de l'énergie ...
- Porter assistance de la cellule énergie et participer au suivi des consommations et des actions correctives,
- Gérer la boite mail de la cellule énergie,
- Assurer la communication interne sur les travaux et coupures de fluides (électricité, eau, etc.),
- Mettre à jour la GMAO lors de changements d'équipements.
Le profil recherché
Vous disposez d'une expérience similaire, vous recherchez un poste par lequel vous contribuez au maintien en bon état du patrimoine du département de la Marne.
Vous disposez de :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint & Outlook) et des logiciels de gestion de maintenance (GMAO)
- Qualités rédactionnelles,
- Capacités organisationnelles et rigueur dans le suivi administratif,
- Aptitude à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les échéances,
- Qualités relationnelles pour interagir avec les techniciens, la direction et les prestataires externes,
- Connaissance des procédures administratives et réglementaires liées à la maintenance du patrimoine.
Vous êtes une personne :
- Rigoureuse, responsable et organisée,
- Disposant de capacités d'anticipation et de synthèse,
- Discrète,
- Avec un esprit d'équipe.
Publiée le 01/07/2026 - Réf : O051260629000811
