Secrétaire Assistant·e - Syndicat de Cooperation pour le Parc Naturel Regional des Vosges du Nord H/F

Structures de coopération territoriale

Le.la secrétaire assistant.e doit assurer des missions d'accueil et soutenir l'activité des pôles Aménagement-Développement-Tourisme (8 personnes) et Culture-Conservation-Médiation (6 personnes).

En lien permanent avec le pôle secrétariat du Parc et avec les chargés de mission des pôlesAménagement-Développement-Tourisme et Culture-Conservation-Médiation, sous l'autorité du directeur adjoint, les missions consistent à :

1 / Assister administrativement et logistiquement les pôles Aménagement-Développement-Tourisme et Culture-Conservation-Médiation

Assurer le secrétariat des chargés de missions des pôles :
+ rédaction à partir de consignes, relecture, mise en forme, publipostage, affranchissement, diffusion, suivi, relance, classement de documents administratifs tels que : comptes-rendus, invitations, courriers, conventions ...
+ relecture, mise en forme, correction, mise en page et diffusion de documents de communication tels que : invitations, PowerPoint, supports de communication, bilans...
+ réalisation de mailings d'information et de newsletters,
+ prise de messages téléphoniques,
+ organisation et suivi des inscriptions aux différents événements mis en oeuvre par les pôles,
+ réalisation de la saisie dans le portail LEI Alsace des évènements du pôle en lien avec lacommunication,
+ ponctuellement, en lien avec les chargés de mission et la chargée de communication, publication sur les réseaux sociaux de posts sur l'activité et l'actualité des pôles,
+ participe aux réunions de pôle et aux réunions internes de planification de l'activité.

Apporter une aide logistique aux chargés de missions des pôles pour la préparation, la planification et l'organisation logistique des événements et réunions au siège ou sur le territoire du Parc :
+ préparation de documents,
+ préparation des salles (café, mise en place, petit matériel...),
+ accueil des participants,
+ réservations et commandes diverses : matériel, salle, repas, billets de train ...
+ participe selon les besoins du pôle et du service aux réunions et évènements.

Gérer la documentation des pôles suivis :
+ Organise la mise à disposition de la documentation et la met à jour,
+ Assure le suivi des stocks des documents de communication produits par les pôles (disponibilité, rangement ...).

2 / Assurer l'accueil physique et téléphonique du Parc
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du Parc : accueillir, orienter et renseigner le public
- Réceptionner les livraisons
- Enregistrer le courrier entrant et sortant

3 / Autres missions et activités ponctuelles
- En cas d'absence (maladie, congés,) assure le secrétariat des autres pôles, gère la boîte mail contact du Parc
- Participe aux instances du Parc (AG des délégués, ...),
- Participe à l'organisation des événements internes et externes du SYCOPARC,
- Contribue à l'activité générale du SYCOPARC.