Secrétaire de Direction - Assistant d'Accueil Telephonique - Bourg en Bresse H/F
Service Public
- Ain - 01
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public d'état
Les missions du poste
La présente fiche de poste vise à recruter un secrétaire de direction
Sous la responsabilité du service des Ressources humaines, vos missions consisteront
La secrétaire de direction est au coeur de la stratégie et du pilotage de la direction.
Par sa vision transversale, son sens de l'organisation et sa capacité d'anticipation, elle contribue activement :
à la fluidité du fonctionnement,
à la qualité des décisions,
à la cohérence des actions,
à la valorisation de l'image de la structure.
Enjeux du poste
- Garantir la continuité et la qualité du service
- Favoriser la coordination entre services
- Accompagner les évolutions organisationnelles
- Contribuer à l'amélioration des pratiques
- Participer à la dynamique collective
Missions principales
1. Appui à la direction
- Assurer la gestion des agendas et des plannings des directeurs
- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements
- Préparer les dossiers, supports et documents nécessaires
- Suivre les échéances et priorités
- Gérer les convocations et comptes rendus
2. Gestion administrative et organisationnelle
- Gestion des courriers, mails et documents administratifs
- Traitement, orientation et réponse aux courriels
- Gestion du standard téléphonique
- Classement, archivage et suivi des dossiers
- Suivi des parapheurs et circuits de validation
3. Coordination interne et relations externes
Être l'interlocutrice privilégiée :
- des chefs de pôle
- des chefs de division
- des services transversaux
- Assurer les relations avec les partenaires extérieurs (préfecture, institutions, partenaires locaux...)
- Faciliter la circulation de l'information entre les acteurs
4. Organisation des réunions et événements
- Organisation logistique des réunions
- Préparation des salles, convocations et supports
- Coordination des séminaires, journées de travail, événements institutionnels
- Gestion des inscriptions, accueils et suivis
- Organisation des événements, de la petite réunion aux manifestations d'envergure
5. Communication et valorisation des actions
- Actualisation du site intranet local
- Animation et mise à jour des contenus
- Contribution à la communication interne et externe
- Proposition d'actions et d'outils de communication
- Mise en valeur des projets et réalisations de la direction
6. Appui aux ressources humaines et coordination transversale
- Accompagnement des agents vers la médecine de prévention
- Préparation des contrats vacataires
7. Gestion des supports et outils
- Préparation de diaporamas et supports de présentation
- Mise en forme des documents stratégiques
Le profil recherché
Eu égard aux enjeux portés par le poste, il est attendu des candidats :
Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie...)
- Excellentes capacités rédactionnelles
- Organisation et gestion des priorités
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Connaissance du fonctionnement administratif et institutionnel
Qualités recherchées :
- Rigueur
- Réactivité
- Polyvalence
- Esprit d'initiative
- Adaptabilité
- Sens de l'anticipation
- Sens de l'organisation
Savoir-être :
- Compétences relationnelles
- Sens du service public
- Grande discrétion et confidentialité
- Diplomatie et sens du relationnel
- Capacité à travailler en équipe
- Autonomie et fiabilité
Bienvenue chez Service Public
La direction départementale des Finances publiques de l'Ain compte 590 emplois temps plein au 01/01/2026.
Elle dispose de 19 services territoriaux (services des impôts des particuliers et des professionnels, pôles de recouvrement, services de contrôle fiscal, services de publicité foncière, services de l'enregistrement, service des impôts fonciers, services de gestion comptable, brigade de contrôle et de recherche, pôle de contrôle expertise, pôle de contrôle des revenus et du patrimoine) pilotés et animés par la direction.
La direction départementale des Finances publiques de l'Ain est organisée en 3 pôles (gestion fiscale, gestion publique et pilotage-ressources) et d'une mission maîtrise d'activité, le tout sous l'autorité d'un directeur départemental et d'une directeur adjoint.
Publiée le 26/06/2026 - Réf : MEF_2026-31453
