Office Manager - Assistant Administratif H/F

Aurys Groupe

Dans le cadre d'un accroissement de nos activités, notre bureau de Paris recherche son/sa futur(e) Office Manager.

Missions principales:

Gestion administrative (40 % - 50 %)

* Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (lettres de mission, courriers) en lien avec les responsables de service/pôle.
* Récupérer le courrier, le répartir auprès des services et gérer les courriers recommandés.
* Gérer les archives : classer et archiver les documents (physiques et numériques), assurer le suivi des archives et organiser leur destruction lorsque nécessaire en lien avec le prestataire.
* Assurer le suivi des notes de frais en lien avec le Groupe.
* Assurer le suivi de la saisie des temps du bureau.
* Effectuer la saisie des temps du dirigeant.
* Organiser les déplacements des dirigeants (réservations de transport et d'hébergement).
* Réserver les salles de réunion pour les chefs de mission et les associés.
* Assurer le support lié à la gestion des clients : créer et clôturer les dossiers clients dans la GED (DIA Client), suivre les lettres de mission et gérer les règlements clients (paiements par chèque et prélèvements par mandat).

Accueil (10 % - 20 %)

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et des fournisseurs.
* Gérer l'accueil et l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Services généraux / Office Management (40 % - 50 %)

* Gérer les fournitures de bureau.
* Assurer la gestion des factures fournisseurs : récupérer les factures et les déposer sur la plateforme dédiée.
* Assurer le suivi avec le syndic concernant les problématiques liées à l'immeuble (chauffage, climatisation, etc.).
* Assurer le suivi avec la société de ménage en cas de problématiques spécifiques.
* Coordonner les actions avec les autres Office Managers des différents sites afin d'harmoniser les pratiques.
* Relayer les informations du Groupe auprès des équipes du site (par exemple : affichage des communications internes).
* Rédiger et diffuser les communications relatives à la vie du bureau.
* Être le point de contact des collaborateurs pour les problématiques liées au bureau.

Formation et expérience:

* Minimum 3 ans d'expériences
* Formation de niveau Bac +2 à Bac +3

Compétences:

* Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
* Esprit d'équipe

Outils utilisés:

* DIA Client, Microsoft

Avantages:

* Titre de transport (prise en charge à 50%)
* Ticket- restaurant (11,50 € pris en charge à 60 %)