Assistant·e de Direction Bilingue- Cabinet d'Avocats Américain H/F Kernel Super recruteur

[URGENT] Prise de poste souhaitée : juillet 2026 (pour passation idéalement)

L'opportunité en deux mots :

Vous recherchez un rôle d'assistanat de haut niveau au sein d'un collectif ultra-soudé où la gratitude et l'esprit d'équipe sont de vraies valeurs quotidiennes ? Ici, le team spirit est une réalité et le turn-over est quasi nul. Vous participez à la réussite d'un cabinet d'avocats où rigueur et performance font sa fierté, vous partagez un rythme intense, stimulant où chaque victoire est célébrée ensemble, et votre passion pour le Word Processing et votre endurance feront de vous un pilier indispensable.

Notre client est un prestigieux cabinet d'avocats international d'affaires, un véritable « cabinet de niche » de premier plan situé à Paris 8e. Nous recherchons, pour l'équipe Asset Management, un.e Assistant.e de Direction pour travailler en binôme avec une assistante junior. Le poste est à pourvoir suite au départ (après 17 belles années de fidélité) de la titulaire qui change de domaine de droit.

Ce qui va rythmer votre quotidien (40% Facturation / 60% Assistanat de Direction) :

Vous épaulez une associée de premier plan, qui gère son équipe de 4 collaborateurs et 2 stagiaires d'une main de maître. Très dynamique et d'un tempérament naturellement exigeant en raison de ses forts enjeux de performance, elle a besoin d'un.e partenaire de confiance, réactif.ve, capable de lui prêter main forte de manière autonome.

Traitement Documentaire d'Excellence & Word Processing :

Gestion des Mark-ups complexes : Intégration rapide et sans erreur de corrections manuscrites sur des documents volumineux (parfois 70 pages annotées à traiter en 2 ou 3 heures).

Expertise Word : Application et correction de styles, création de tables des matières automatiques sur des documents déjà formatés (les fonctions avancées s'apprennent vite et une formation interne avec l'IT est prévue).

Anglais : 50% de la clientèle étant internationale) et la maison mère étant aux Etats-Unis, vous utilisez l'anglais au quotidien. Indispensable à l'écrit (ouverture des dossiers, saisie de données, relecture minutieuse de documents), tandis que l'oral se limite principalement à la prise d'appels.

Gestion de la Facturation (40% du temps) :

Préparation et édition de 30 à 35 factures complexes par mois (gros narratifs plusieurs dizaines de pages, gestion des splits).

Prise en main autonome du processus, vous établissez les projets de factures entièrement finalisés et relus pour validation. Le cabinet amorce actuellement sa transition vers la facturation électronique.

Ouverture des dossiers et préparation des éléments de facturation via le logiciel Elite3E.

Conflict checks.

Time Sheets, suivi des encours (WIP), des ajustements (write-off) et édition des pro formas.

Vérification méticuleuse du détail de chaque dossier.

Assistanat de Direction Haute Couture (60% du temps) :

Gestion d'agenda complexe et mouvant et logistique des réunions (réunions internes/externes, visioconférences Teams/Zoom).

Mise en forme et relecture rigoureuse de documents (courriers, contrats, présentations), utilisation intensive des formats Word, Power Point et Adobe Acrobat.

Suivi des échéances et des deadlines.

Gestion et classement de dossiers.

Interface avec les clients, confrères et partenaires.

Coordination avec les autres assistants.es et services support.

Accueil téléphonique et gestion des e-mails.

Traitement des notes de frais via l'outil Chrome River.

Utilisation d'outils technologiques de pointe et d'IA appliquées au droit (Harvey IA).