Responsable Administratif H/F

Universite de Montpellier Paul-Valery

Traditionnellement orienté vers le bassin biterrois, le centre Du Guesclin offre une gamme riche de formations, essentiellement initiales mais également continues. Aux licences d'histoire, d'information-communication, d'AES, de psychologie, des métiers de l'animation sociale, socio-éducative et socioculturelle et des sciences du langage s'ajoute une licence troisième année de tourisme. Des masters dans le domaine de la communication politique et publique (COPUPO), du tourisme et du développement durable sont disponibles sur notre site. Nous accueillons également un DAEU littéraire et un DU Paréo.

Doté de plusieurs salles multimédia, d'un amphithéâtre de 380 places, d'un Street Workout, d'une bibliothèque annexe de la BIU conviviale et complète, d'une cafétéria, situé non loin du Restau-U et de la Médiathèque d'Agglomération, le Centre Du Guesclin est autant un lieu de vie, d'échanges et de rencontres, qu'un centre d'enseignement apprécié de ses étudiants.

La personne recrutée travaillera en collaboration fonctionnelle étroite avec le directeur du centre de Béziers et sera placée sur la responsabilité hiérarchique du directeur général des services. Elle sera l'interlocutrice privilégiée des services centraux et communs.

Missions
Pilotage administratif et coordination du centre
- Assurer la responsabilité administrative du centre Du Guesclin et le lien fonctionnel avec les composantes présentes à Béziers ainsi qu'avec les services centraux de l'établissement.
- Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des services administratifs du centre.
- Prévenir et anticiper les situations de crise ; piloter ou coordonner les réponses appropriées.
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives ; suivre les audits et mettre en oeuvre les recommandations associées.
- Gérer les élections universitaires du centre et assurer le suivi des commissions disciplinaires en cas de fraudes.

Encadrement et management des équipes
- Assurer le management du service, le pilotage opérationnel et l'animation des équipes administratives du centre.
- Mettre en oeuvre et assurer les processus RH individuels ou collectifs : recrutements (contractuels, vacataires), intégrations, mobilités, promotions.
- Réaliser les campagnes et comptes rendus des entretiens professionnels annuels.

Gestion des ressources pédagogiques et de la scolarité
- Superviser l'activité des services de scolarité et des secrétariats pédagogiques des formations des UFR présentes à Béziers.
- Veiller à la qualité de l'accueil des étudiants et gérer les situations conflictuelles avec l'administration ou le corps enseignant.
- Superviser la gestion des formations et de la scolarité, notamment les inscriptions pédagogiques, l'élaboration des emplois du temps, l'organisation des cours et des examens, ainsi que le suivi des procès-verbaux de notes.
- Superviser le planning d'occupation des salles tout au long de l'année universitaire.

Gestion financière, logistique et juridique
- Participer à l'élaboration du budget du centre, contrôler sa répartition et suivre son exécution.
- Superviser et certifier les devis, factures, conventions et arrêtés dématérialisés relevant du centre.
- Valider les ordres de mission et les frais de déplacement.
- Rédiger les arrêtés d'AOT (Autorisation d'Occupation Temporaire du domaine public).
- Négocier et établir les contrats et conventions de la structure en lien avec les partenaires, et veiller à la valorisation des activités.
- Définir et conduire la politique d'achats du centre.

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