Secrétaire - Assistant Adminstratif H/F

Association Departementale des Pupilles

Le SESSAD Bellevue, rattaché au Dispositif TND (IME/SESSAD) est un SESSAD généraliste s'adressant à des jeunes de 0 à 20 ans (majoritairement 5/16 ans) présentant des troubles des apprentissages: agrément de 49 places (60 enfants suivis en continu).
Le SESSAD dispose d'une équipe pluridisciplinaire qui intervient majoritairement au plus près des lieux de vie des enfants/adolescents ou dans les locaux du SESSAD.
Projet de fonctionnement en Dispositif Intégré engagé. Environnement associatif: ADPEP69

Missions :
Sous la responsabilité de la directrice, et en collaboration fonctionnelle et hiérarchique avec l'adjointe de direction, les missions principales seront :

- Accueil téléphonique et physique, circuit d'information
- Réception et traitement des mails et du courrier entrant et sortant
- Rédaction des courriers aux usagers, salariés, gestion des contacts
- Suivi de l'activité (présence, actes réalisés pour alimenter les différents tableaux de bord en reporting)
- Mission transversale avec fonction ressource RH sur l'ensemble du dispositif : variables de paie, suivi des congés, absences, modulations horaires, médecine du travail, process embauche nouveaux salariés, (dossier et honorabilité), affichages, courriers, note de frais, formation, procédures RH et administratives...en interface avec le service RH du siège en tant qu'interlocuteur repéré. Lien de travail fonctionnel avec la secrétaire de l'IME en mutualisation de compétences (RH/comptabilité) au sein du Dispositif : missions transversales avec partage de données, construction d'outils de suivi communs harmonisés
- Gestion administrative des dossiers uniques des usagers (Mediateam avec fonction de référence à terme + messagerie sécurisée)
- Gestion de l'agenda du médecin neuropédiatre avec rédaction et transmission des différents CR
- Suivi des commandes de fournitures et livraisons, gestion des stocks
- Gestion de la caisse
- Préparation et transmission des éléments nécessaires pour les différentes campagnes budgétaire, enquêtes (ANAP/DRESS/INDICIA/SERAFIN) ou suivis requis : ARS/MDPH.Conception de tableaux de suivi
- Suivi des devis et factures en éléments préparatoires pour engager les règlements des différents prestataires, libéraux sous convention.
- Gestion des conventions de fonctionnement et de partenariat
- Préparation à l'élaboration des fichiers de modulation du temps de travail/relevé d'heures, suivi des heures
- Participation aux différentes instances et réunions du Dispositif et à des groupes participatifs thématiques
- Participation à la mise en oeuvre du projet de service, du Dispositif en déclinaison des orientations du projet associatif

Diplôme de secrétaire assistante
Compétences dans le domaine RH attendue en mission transversale pour le Dispositif TND (SESSAD & IME)
Classification en convention 66 : intitulé Technicienne qualifiée.

Compétences et qualités attendues

- Maitrise du Pack Office, messagerie, internet
- Organisation, rigueur, méthode, réactivité, sens des priorités, structuration
- Sens de l'initiative
- Respect de la confidentialité des données
- Capacités d'adaptation
- Sens de l'accueil et appétence pour le travail en collaboration
- Aisance orale
- Connaissance du secteur médico-social et du handicap
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en partenariat
- Personne dynamique et autonome avec une capacité d'adaptation, d'innovation et de créativité
- Etre en mesure de repérer des situations à risques et de rendre compte
- La connaissance du logiciel DIU Médiateam sera un plus en appui

Permis B nécessaire

Rémunération selon reprise d'ancienneté : règles de la CCN66
Mutuelle MGEN
Tickets Restaurant CSE
Le SESSAD est ouvert 210 jours par an avec des périodes de fermeture sur les vacances scolaires : 9 jours de Congés trimestriels + congés payés.
Horaires de travail établis avec une modulation annualisée