Assistant de la Direction Enfance Clavim H/F Mairie d'Issy-les-Moulineaux

Assister et épauler la Directrice Enfance et les Responsables des Accueils de Loisirs maternels et élémentaires sur l'organisation, la coordination et la gestion des accueils périscolaires et de loisirs du CLAVIM.

1- Mission de gestion du suivi de la réglementation en lien avec l'organisme de tutelle des Accueils Collectifs de Mineurs : Le Service Départemental de la Jeunesse, de l'Engagement et du Sport des Hauts de Seine (SDJES 92)

- déclarations des accueils périscolaires et de loisirs sur la Téléprocédure d'Accueil de Mineurs (TAM)

- mise à jour des équipes d'encadrement en cours d'année

- suivi des habilitations annuelles et pour chaque session de vacances scolaires

- suivi et transmission des documents en conformité avec la réglementation

- Intégration du personnel de restauration, agents d'accueil et ATSEM sur TAM, en lien avec la GAE et le prestataire de la restauration

- Saisie des stages pratiques BAFA et BAFD sur TAM

2- Relations avec les familles

- gestion des demandes des familles concernant les inscriptions aux activités (régularisations des contestations de factures, gestion des certificats médicaux, élaboration des attestations de présences, suivi des demandes de dérogations avec la Direction Enfance) en binôme avec la 2ème assistante du secteur

- gestion de la messagerie TELISS, et mise à jour des réponses types en binôme avec la 2ème assistante du secteur

- rédaction de courriers en direction des parents

3- Ressources humaines

- élaboration et suivi des contrats de travail des animateurs du secteur élémentaire, enregistrement des dossiers des nouvelles embauches sur le Logiciel SAGE

- suivi des formations BAFA et BAFD des animateurs et directeurs en lien avec la Direction du Personnel du CLAVIM

- envoi de réponses négatives aux candidatures à la demande de la direction

4- Missions administratives du secteur Enfance

- suivi des procédures TELISS pour la gestion des inscriptions liées aux accueils de loisirs, lien avec les agents d'accueil des écoles, communication des informations aux parents

- Paramétrage des sessions de vacances scolaires sur TELISS

- participation à la préparation des sessions de vacances (effectifs prévisionnels, relation avec les Services Techniques pour les éventuels travaux dans les écoles, transmissions des différents documents aux équipes d'animation...), soutien au secteur élémentaire (centralisation des candidatures des animateurs, commandes de cars...)

- relation avec le prestataire de restauration scolaire (commandes de repas, facturation, effectifs prévisionnels, suivi des effectifs réels, commandes de pique-nique...)

- suivi des déclarations d'accident d'enfants

- suivi des demandes de travaux ou de prêt de matériel auprès du Centre Technique (ATAL) ou de Spie

- tenue des tableaux de statistiques des fréquentations des accueils de loisirs les mercredis et durant les vacances scolaires

4- Suivi des projets Enfance

- soutien à la Direction Enfance pour la mise en place et le suivi des projets du secteur Enfance : Droits de l'Enfant, le Prix des Incorruptibles, les Rues Aux Enfants...

5- Gestion Administrative et 0rganisationnelle de dossiers ponctuels auprès du directeur du CLAVIM

- Convocation aux réunions à l'ensemble du personnel CLAVIM

- Rédaction et frappe de certains courriers à la signature du Président du CLAVIM

- Rédaction et frappe des notes d'information et de communication au Président du CLAVIM

- Gestion en interface pour l'ensemble du secteur Enfance : fiches option cabinet du Maire