Assistante Polyvalente H/F

Dans le cadre de son développement, un cabinet d'avocats spécialisé en arbitrage international recherche une Assistante polyvalente (H/F).

Rattachée à la Secrétaire Générale / Office Manager et en lien avec les associés, vous occuperez un poste central dans le bon fonctionnement quotidien du cabinet. Vous contribuerez à la qualité de l'accueil, à la coordination logistique des bureaux ainsi qu'au soutien administratif et organisationnel des équipes.

Vos principales missions seront les suivantes :

- Assurer l'accueil des clients, visiteurs, candidats et prestataires, et veiller à la qualité de leur prise en charge dès leur arrivée ;

- Gérer le standard téléphonique, filtrer et transmettre les appels et messages, ainsi qu'assurer le suivi du courrier entrant et sortant ;

- Préparer les salles de réunion, organiser l'accueil des rendez-vous et veiller au bon déroulement matériel des réunions et visioconférences ;

- Créer et transmettre les liens Zoom ou Teams, vérifier le matériel de réunion et apporter une assistance technique de premier niveau lorsque nécessaire ;

- Assurer la mise en forme, l'impression, la numérisation, le classement et l'archivage de documents, ainsi que la mise à jour de tableaux de suivi ;

- Organiser les envois postaux, courriers recommandés, coursiers, livraisons et déplacements ponctuels auprès de prestataires de proximité ;

- Gérer les commandes de fournitures et consommables, suivre les stocks, réceptionner les livraisons et anticiper les besoins quotidiens du cabinet ;

- Assurer le suivi de premier niveau des prestataires : ménage, maintenance, informatique, téléphonie, livraisons et coursiers ;

- Participer à l'organisation matérielle de réunions, déjeuners, événements internes, rendez-vous clients et temps forts du cabinet ;

- Apporter un soutien ponctuel aux associés dans l'organisation de leurs déplacements professionnels : réservations de trains, vols, hôtels, taxis ou VTC, transmission des confirmations et justificatifs ;

- Gérer avec réactivité, discrétion et sens du service les demandes urgentes et les imprévus du quotidien.

Nous recherchons une personne dynamique, fiable et particulièrement attentive à la qualité de service. Vous appréciez les environnements exigeants, les missions variées et concrètes, ainsi que le contact avec une clientèle et des interlocuteurs de haut niveau.