Office Manager H/F

My Office Company

Pour une chaine de restauration présente à Paris, nous recherchons activement un Office Manager ou RAF junior pour épauler la direction.

Missions principales

1. Coordination administrative du groupe

- Point de contact central entre la direction, les établissements et les intervenants externes(expert-comptable, banques, prestataires, avocats, syndics)
- Circulation et fiabilisation de l'information entre les entités (restaurants, holding, SCIs)
-Suivi des dossiers transverses et des plans d'action de la direction
- Coordination fonctionnelle du gestionnaire de paie et de l'accueil

2. Administratif & juridique (groupe + holding)

- Suivi des contrats fournisseurs, assurances et abonnements multi-sites
- Tenue à jour, classement et archivage des dossiers des entités et de la holding
- Appui sur les obligations administratives courantes des sociétés, en lien avec
l'expert-comptable

3. Gestion administrative immobilière (SCIs)

- Suivi des baux et des loyers (encaissements, quittances, révisions)
- Relations avec les syndics et suivi des dossiers de copropriété
- Suivi des charges, assurances et contrats liés aux locaux

4. Comptabilité, analytique & interface financière (en lien avec le cabinet)

- Alimentation de la comptabilité : collecte, vérification, saisie/import et codification des pièces (factures fournisseurs via iPaidThat, recettes, banque)
- Préparation et transmission des pièces et des écritures à l'expert-comptable
- Alimentation mensuelle des tableaux de comptabilité analytique : ventilation des charges et produits par établissement (food cost, labor cost, ratios)
- Préparation des virements et règlements via les accès bancaires - validation par la direction
- Suivi des notes de frais et de la petite caisse
- Production et fiabilisation des données du reporting mensuel de la direction

5. RH administratif & données sociales

- Onboarding des nouveaux collaborateurs ; DPAE, contrats, dossiers salariés
- Suivi des plannings, congés et absences (Combo)
- Préparation et transmission des variables de paie au gestionnaire de paie
- Alimentation et tenue à jour des tableaux de suivi RH (effectifs, masse salariale, heures, turnover)

6. Logistique & support à la direction

- Commandes de fournitures, suivi de la maintenance des locaux et équipements, relations prestataires
- Organisation de réunions, déplacements et événements
- Préparation de dossiers et suivi des échéances

7. Ouvertures de nouveaux établissements - conformité & procédures

- Coordination administrative et logistique des ouvertures
- Mise en place et suivi de la conformité : autorisations, licences, déclarations, HACCP, affichages et registres obligatoires
- Déploiement des procédures et des contrats de maintenance sur les nouveaux sites
- Veille des échéances réglementaires sur l'ensemble des établissements

Profil recherché
Expérience en Office Management, assistanat de direction ou coordination
administrative
Expérience en environnement CHR et/ou multi-sites appréciée
Première expérience du recrutement (sourcing, entretiens) appréciée ; connaissance des
obligations CHR (HACCP, affichages, licences) un plus
À l'aise avec la comptabilité et les chiffres ; notions de comptabilité analytique appréciées
Maîtrise des outils métier (iPaidThat, Combo) et bon niveau Excel (alimentation de
tableaux de suivi)
Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et gestion des priorités
Excellent relationnel, fiabilité et discrétion (poste de confiance avec accès bancaire)
Français courant / anglais apprécié

Depuis plus de 9 ans, nous soutenons les startups et PME dans leurs besoins stratégiques et plus particulièrement sur le recrutement de profils tels que les Office Manager, Assistante de direction/Executive assistant, Personal Assistant (PA), Happiness Officer (CHO), Chief Financial Officer (CFO), Responsable Administratif et financier (RAF), Facility Manager/Responsable des Services Généraux...

Nous épaulons les organisations dans la définition même de leur besoin en recrutement, dans la recherche du profil idéal et tout au long du process de recrutement. Notre but est de proposer des profils adéquats et pertinents aux entreprises. En tant que cabinet, nous apportons conseils et expériences à nos clients et nos candidats.