Assistant Opérations et Logistique - Exports H/F

Sfg International Import Export

rofil du Poste

Le poste est responsable du soutien aux opérations logistiques et export, de la gestion de la documentation, de la coordination des expéditions ainsi que des activités administratives liées aux opérations. Il garantit le traitement précis et ponctuel des commandes, la conformité aux exigences réglementaires et commerciales, ainsi qu'une coordination efficace avec les fournisseurs, transitaires, agents des douanes et clients.

Rattachement Hiérarchique

Superviseur Achats et Supply Chain

Principales Responsabilités

1. Gestion des Opérations et des Stocks

- Coordonner les activités opérationnelles quotidiennes afin d'assurer la fluidité et l'efficacité des opérations.
- Suivre les niveaux de stock, les mouvements de marchandises et l'exactitude des inventaires.
- Réaliser les inventaires mensuels et annuels et analyser les écarts constatés.
- Mettre à jour les données dans l'ERP et assurer le suivi des seuils de réapprovisionnement (ROL).
- Identifier les écarts de stock et mettre en oeuvre les actions correctives nécessaires.

2. Coordination Logistique et Export

- Préparer et gérer la documentation export (factures commerciales, listes de colisage, certificats d'origine, instructions d'expédition et documents de transport).
- Coordonner les expéditions entrantes et sortantes, de la réception de la commande jusqu'à la livraison finale.
- Assurer la liaison avec les transitaires, transporteurs, agents en douane, fournisseurs et clients.
- Suivre les plannings d'expédition, les performances de livraison et les coûts logistiques.
- Participer à la planification des transports, aux réservations d'expédition et aux formalités douanières.
- Veiller à la préparation et à la soumission des documents d'expédition et d'export dans les délais impartis.

3. Documentation et Conformité

- Maintenir des dossiers précis relatifs aux opérations, aux stocks, à la logistique et aux activités d'exportation.
- Garantir le respect des exigences réglementaires, douanières, de traçabilité et de sécurité alimentaire.
- Organiser et archiver les contrats, documents d'expédition, certificats et autres documents opérationnels.
- Participer aux audits internes et aux contrôles de conformité.

4. Coordination des Équipes et Reporting

- Être le principal point de contact pour les sujets liés aux stocks, à la logistique et aux opérations.
- Coordonner les activités quotidiennes entre les équipes Commerciale, Achats, Entrepôt et Logistique.
- Animer les briefings opérationnels quotidiens et fournir des mises à jour régulières sur les activités.
- Préparer les rapports opérationnels, les rapports de stock et les indicateurs de performance (KPI).
- Contribuer aux initiatives d'amélioration continue afin d'accroître l'efficacité opérationnelle et la qualité de service.

Qualifications et Expérience

- Diplôme de niveau Bac +3/Bac +5 en Logistique, Supply Chain, Administration des Affaires, Commerce International ou dans un domaine connexe.
- Expérience minimale de 2 dans la logistique export, le transport, la supply chain ou l'administration logistique, idéalement dans le secteur du commerce alimentaire, de la distribution alimentaire ou des produits de grande consommation (FMCG).
- Bonne connaissance des procédures d'exportation, de la documentation douanière et des processus de transport international.
- Connaissance des normes de sécurité alimentaire, des exigences de traçabilité et de la conformité réglementaire.
- Maîtrise des outils Microsoft Office et des systèmes ERP.
- Excellentes compétences en organisation, communication et coordination.
- Sens aigu du détail et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Maîtrise du français ; la connaissance de l'anglais constitue un atout.

Compétences Clés

- Gestion de la documentation export
- Coordination logistique
- Procédures de transport international
- Gestion et contrôle des stocks
- Gestion administrative et documentaire
- Conformité réglementaire
- Communication et coordination
- Résolution de problèmes
- Gestion du temps et des priorités
- Sens du détail et rigueur professionnelle

Job Profile

The role is responsible for supporting export logistics operations, documentation management, shipment coordination, and administrative activities. The role ensures timely and accurate processing of export orders, compliance with international trade requirements, and efficient coordination with suppliers, freight forwarders, customs agents, and customers.

Reporting to:

Procurement and Supply Chain Supervisor

Key Responsibilities:

1. Operations & Inventory Management

- Coordinate day-to-day operational activities to ensure efficient workflow and service delivery.
- Monitor inventory levels, stock movements, and stock accuracy.
- Conduct monthly and annual stock counts and reconcile discrepancies.
- Maintain inventory records, ERP updates, and reorder level (ROL) monitoring.
- Investigate stock variances and implement corrective actions.

2. Logistics & Export Coordination

- Prepare and maintain export-related documentation, including commercial invoices, packing lists, certificates of origin, shipping instructions, and transport documents.
- Coordinate inbound and outbound shipments from order receipt to final delivery.
- Liaise with freight forwarders, transport providers, customs agents, suppliers, and customers.
- Monitor shipment schedules, delivery performance, and logistics costs.
- Support transportation planning, shipment bookings, and customs clearance activities.
- Ensure timely preparation and submission of export and shipping documentation.

3. Documentation & Compliance

- Maintain accurate operational, inventory, logistics, and export records.
- Ensure compliance with food safety, traceability, customs, and regulatory requirements.
- Organize and maintain contracts, shipping documents, certificates, and related records.
- Support internal audits and compliance reviews.

4. Team Coordination & Reporting

- Act as the primary point of contact for inventory, logistics, and operational matters.
- Coordinate daily activities between Sales, Procurement, Warehouse, and Logistics teams.
- Conduct daily operational briefings and provide regular performance updates.
- Prepare operational reports, stock reports, and KPI tracking information.
- Support process improvement initiatives to enhance efficiency and service levels.