Agent Polyvalent d'Accueil - État-Civil - Commune de Salies-De-Béarn H/F

Communes

Sous l'autorité de la Responsable de l'accueil, vous assurez l'accueil physique et téléphonique des administrés, orientez le public vers les différents services et traitez les demandes liées aux missions du service (état-civil, titres d'identité, funéraire, élections...).

1) Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et autres publics :
- Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
- Renseigner le public et l'orienter vers les services ou organismes compétents ;
- Identifier et gérer les demandes en fonction du degré d'urgence ;
- Assurer l'ouverture et la fermeture des locaux.

2) Assurer le traitement du courrier et des mails, missions de secrétariat :
- Affranchir le courrier sortant de la mairie ;
- Enregistrer le courrier entrant et procéder à sa distribution (élus, services, associations domiciliées en mairie) ;
- Assurer le suivi des deux adresses de messagerie du service (Accueil / CNI), transférer les mails reçus aux services ;
- Assurer le suivi de l'agenda du Maire (rendez-vous, réunions et comptes-rendus) et de la salle du Conseil municipal ;
- Assurer le suivi des tableaux d'affichage en mairie ;
- Assurer le classement et l'archivage de dossiers.

3) État-civil / Titres d'identité :
- Délivrer des documents administratifs (attestations, recensement militaire, certificat de vie...) ;
- Préparer les actes d'état-civil, vérifier la complétude des dossiers : naissances, décès, mariage, reconnaissance, PACS... ;
- Mettre à jour les registres d'état-civil et le logiciel, préparer les tables annuelles et décennales ;
- Orienter et informer les usagers sur la prise de rendez-vous passeport / carte d'identité ;
- Traiter les demandes de passeport / carte d'identité, vérifier la complétude des dossiers, délivrer les titres.

4) Funéraire :
- Accueillir les familles, assurer le suivi des concessions (ventes, renouvellements) ;
- Délivrer les autorisations d'inhumation et enregistrer les défunts dans le logiciel ;
- Traiter les demandes de travaux adressées par les pompes funèbres.

5) Élections :
- Renseigner les usagers sur les conditions d'inscription sur les listes électorales ;
- Assurer la tenue et la mise à jour des listes électorales (répertoire électoral unique) ;
- Organiser le tirage au sort des jurés d'assises ;
- Enregistrer les procurations.

Missions secondaires
- Traiter les demandes d'inscription scolaire ;
- Réaliser des recherches simples pour le service d'urbanisme ;
- Délivrer les attestations d'adressage ;
- Assurer le suivi des stocks de fournitures administratives.