Assistante de Direction du Cabinet de Monsieur le Maire et de la Direction Générale des Services H/F

Communes

Le Cabinet de Monsieur le Maire assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services et les autres collectivités.
L'assistant(e) de direction est chargé(e) d'accompagner Monsieur le Maire dans l'exercice de ses responsabilités, dans la mise en oeuvre et le suivi des politiques publiques.
L'assistant(e) de direction coordonne la représentation et les interventions de Monsieur le Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes etc...), le protocole et les actions de proximité.

* Cabinet de Monsieur le Maire :
- gestion de l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire,
- organiser l'activité quotidienne du Maire,
- gestion de l'agenda du Maire,
- organisation et planification des réunions et rendez-vous,
- gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion), classement et archivage,
- assurer l'interface entre le Maire, les services et instances (CUD, SIVOM, Préfecture et Sous-Préfecture),
- envoi et suivi des invitations des évènements organisés par la Ville.


* Protocole :
1° Phase de préparation :
- organiser des manifestations officielles en accord avec le responsable de service, en lien avec les différents services et partenaires,
- élaborer diverses pièces administratives et protocolaires (carton d'invitation, déroulé, fichier invités...),
- anticiper les tâches et prioriser les urgences,
- participer aux visites de reconnaissance et rédiger un compte-rendu et proposer un format.

2° Phase de suivi des manifestations :
- assurer le bon roulement des évènements officiels,
- accompagner et informer les élus dans le respect des règles protocolaires lors de leurs apparitions et déplacements,
- accompagner le service des assemblées dans la préparation des séminaires élus, les plénières et accueillir les élus et les invités.

* Gestionnaire des assemblées :
- accompagner les services dans la préparation des délibérations, arrêtés et décisions du Maire,
- organiser et superviser toute la chaine préparatoire des assemblées (préparation des dossiers, récupération et mise en forme des délibérations, transfert des délibérations via les outils bureautiques, participation aux assemblées, rédaction de comptes rendus restituant fidèlement les échanges),
- veiller au respect du calendrier des assemblées défini avec le Maire,
- organiser le processus de contrôle préalable des actes en lien avec les services,
- contrôler les envois de convocations, des dossiers, des mises en signatures des délibérations,
- garantir la validité juridique des actes et organiser leur procédure de validation (transmission au contrôle de légalité, assurer la publicité des actes,...)