Secrétaire Gestionnaire Etat Civil - Mairie de Roubaix H/F
Communes
- Roubaix - 59
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Le.a secrétaire gestionnaire à l'Etat civil assure des missions de secrétariat (secrétariat pour la mise à jour des registres et la délivrance d'extraits ou copie conforme des actes, mise à jour des tableaux de bord ; gestion des stocks ; préparation des registres ; établissement des statistiques annuelles) et des missions d'officier d'état civil : Travail en guichet, apposition des mentions, participation aux cérémonies (mariages, parrainages) et auditions (mariages, reconnaissances).
Le.a secrétaire gestionnaire à l'Etat civil assure des missions de secrétariat (secrétariat pour la mise à jour des registres et la délivrance d'extraits ou copie conforme des actes, mise à jour des tableaux de bord ; gestion des stocks ; préparation des registres ; établissement des statistiques annuelles) et des missions d'officier d'état civil : Travail en guichet, apposition des mentions, participation aux cérémonies (mariages, parrainages) et auditions (mariages, reconnaissances).
Missions secrétaire gestionnaire (50%)
- Réponses aux demandes d'actes des usagers par courrier et internet
- Suivi des stocks enveloppes et papiers
- Envoi des SMS aux mariés
- Suivi du courrier et classement des avis de mention dans les bannettes
- Mise à jour des tableaux de bord
- Accueil téléphonique des usagers
- Préparation des registres pour l'année n+1
- Préparation des registres n-1 pour la reliure et envoi au parquet de Lille
- Etablissement des statistiques annuelles
Missions officier Etat Civil (50%)
- Accueil physique des usagers (guichet mairie centrale, maternité, cimetière)
- Rédaction des actes d'état Civil (naissance, décès, mariage, reconnaissance, changement de nom, changement de prénom...)
- Instruction des dossiers de mariage
- Instruction des dossiers de PACS
- Envoi et réception des avis de mention pour mise à jour des actes d'état civil
- Délivrance des différentes autorisations après décès (inhumation, crémation...)
- Rectifications administratives et judiciaires
- Établissement et gestion des livrets de familles (premières demandes et duplicata)
- Enregistrement des différents jugements (divorce, séparation de corps, changement de régime matrimonial etc...)
- Délivrance des copies et extraits d'actes d'état civil (dont COMmunication Electronique des Données de l'Etat Civil (« COMEDEC »)
- Cérémonies de mariage et de parrainage
- Apposition des mentions marginales (manuscrites et informatiques)
Le profil recherché
* Sens du service public et discrétion
* Travail en équipe
* Expérience sur un poste similaire recherchée
* Élocution aisée
* Rigueur dans l'application de la réglementation
* Aptitude aux techniques modernes
* Gestion de dossiers administratifs
* Mobilité, Permis B souhaité
Condition d'exercice : 38h / semaine sur 4 jours ½
Ouverture du service au public :
Au cimetière : du lundi au vendredi
En maternité : du lundi au vendredi
En mairie centrale : du mardi matin au samedi midi
Statut : Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C)
Rémunération : Statutaire + Régime indemnitaire de la Ville
Publiée le 24/06/2026 - Réf : O059260617001318
