Chargé d'Accueil et Communication H/F

Ifac Paris

Missions du chargé(e) d'accueil et de communication :

L'agent-e d'accueil et de communication du centre Paris Anim' est chargé-e d'accueillir, de renseigner et d'orienter, physiquement ou par téléphone, les publics et visiteurs. Il-elle peut les accompagner, si nécessaire, jusqu'à leur lieu de rendez-vous ou les faire patienter en veillant à leur confort. Il.elle contrôle l'accès au lieu. Pour répondre aux appels téléphoniques ou aux interrogations de ses interlocuteurs, il-elle se tient au courant de l'actualité de son organisation. Il-elle peut être amené-e à effectuer des taches de secrétariat courantes et la gestion du courrier.

En tant que chargé.e de communication, en dehors des permanences d'accueil du public, il-elle a pour mission la réalisation, la diffusion des supports de communication numériques et physiques et leur mise à jour.

Accueil et orientation physique :

- Informer, orienter les visiteurs dans les locaux, les diriger vers les membres de l'équipe et les salles d'activité,
- Accueillir les associations et intervenants,
- Rangement et décoration de l'accueil, mise à jour de l'affichage, des présentoirs,
- Ouverture et fermeture des portes, sécurisation des locaux.
- Proposer un accueil attractif et efficace, convivial et chaleureux.
- Participer à l'animation de l'accueil informel, aux animations et à la programmation des expositions.
- Recueillir les attentes et besoins des usagers.
- Participer à la communication et la valorisation des actions, à la vie de l'équipement.
- Informer et valoriser les activités du centre lors des actions « hors les murs »,

Accueil et orientation téléphonique :

- Gestion des appels téléphoniques,
- Orientation vers le bon interlocuteur,
- Prise de message.

Gestion administrative :

- Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information et des documents,
- Réception, distribution, envoi et enregistrement des courriers (électroniques et postaux),
- Assurer les inscriptions des usagers aux activités à partir du logiciel dédié,
- Assurer la gestion des recettes en binôme avec le sous-régisseur, suivi des encaissements (logiciel ANI) et préparation des tableaux de remises et de remboursement
- Gérer les plannings d'occupation des salles et des réservations,

Réalisation et mise à jour des supports de communication :
- Participation à l'élaboration et au suivi du calendrier éditorial de la structure en lien avec l'équipe de direction
- Réalisation des supports de communication :
o Visuels affiches (Canva)
o Newsletter numérique (Mailchimp)
o Newsletter papier (Canva)
- Mise à jour hebdomadaire du site internet et du site Paris.fr
- Mise à jour du Front ANI (Logiciel d'inscription)
- Animation, modération et alimentation hebdomadaire des réseaux sociaux du centre (Instagram, Facebook, etc.) pour valoriser les ateliers, les événements et les projets
- Veiller au respect de la réglementation RGPD et à la collecte des autorisations de droit à l'image lors des captations de photos/vidéos pour la communication du centre

Compétences requises :

- Maîtrise des outils bureautiques courants (MS Office) et aisance sur les logiciels de gestion de base de données (type ANI)
- Maîtrise des outils de PAO simples et de création graphique (Canva), de routage de newsletters (Mailchimp)
- Compétences rédactionnelles : orthographe, grammaire et syntaxe (essentielles pour les newsletters, le site Paris.fr et le site du centre)
- Sens de l'accueil, techniques d'écoute active, de communication et d'observation, aisance relationnelle, ponctualité, esprit d'équipe
- Autonomie et créativité : force de proposition pour dynamiser l'image du centre