Agent d'Accueil H/F

Ehpad de la Fondation de l Armee du

Assurer les tâches de secrétariat courantes :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique

- Enregistrer, trier et dispatcher le courrier

- Classement des documents, des dossiers résidents

- Gestion et respect des procédures d'archivage

- Assurer la frappe et la mise en forme de documents (courriers, notes, affiches, mails, .)

- Planifier et organiser les visites

Assurer l'interface entre les différents services de l'établissement, ainsi que les autres unités et les interlocuteurs extérieurs :

- Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités et de la disponibilité des personnes demandées

Etat des lieux des stocks :

- Fournitures, timbres, toner, .

Traitement des factures fournisseurs :

- Réception des factures et

- Elaboration et transmission à la référente du bordereau à envoyer à la comptable au siège

Suivi des demandes d'admission :

- Répondre aux demandes de renseignements

- Réception et vérification des dossiers

- Traitement des dossiers après commission (courriers réponse)

Gestion des arrivées et des départs :

- Inscription dans les registres officiels (registre d'entrées et de sorties et registre des décès)

- Edition et signatures des documents obligatoires (contrats, livret d'accueil, règlement de fonctionnement.)

- Gestion des entrées/départs et des dossiers administratifs Hospitalisation Temporaire d'Urgence

Suivi des dossiers résidents Aide-sociale et APA

- Lien avec les départements

- Transmission des factures par mois

- Actualisation des GIR

Facturation des résidents payant

- Eléments de facturation à saisir

- Vérification avec le comptable et la direction

Validation, envoie et encaissement

- Expérience confirmée dans l'accueil d'un public adulte en situation de dépendance

- Connaissance des logiciels net factu, net soins, pack office

- Compétences relationnelles, sens de l'écoute, capacité à apaiser des tensions

- Maîtrise de base des outils bureautique

- Bon niveau d'expression orale et capacité à rendre compte des situations à l'écrit

- Capacité à travailler en équipe et en réseau

- Conscience professionnelle : confidentialité des informations traitées