Gestionnaire Administratif et Pédagogique de l'École Doctorale Erasme H/F
Université Sorbonne Paris Nord
- Villetaneuse - 93
- Fonctionnaire
- Bac +5
- Service public autres
- Enseignement • Formation
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Gestion administrative de l'école doctorale Érasme
Assister la directrice de l'école doctorale Érasme dans l'exercice de sa mission
Assurer la coordination entre la directrice de l'école doctorale, la directrice adjointe, le responsable du pôle, les membres du conseil de l'ED et les directions des unités de recherche
Planifier les séances des conseils, préparer l'ordre du jour, en assurer le bon fonctionnement sur le plan académique (documentation des séances, gestion des invitations, ...), administratif et logistique (application du règlement intérieur, convocation des membres, production de documents de travail, invitation d'intervenants extérieurs, réservation de salles, rédaction de compte-rendus, ...)
Préparer les dossiers des conseils pour le directeur de l'ED, le responsable du pôle et les élus institutionnels
Assurer la diffusion et le suivi des décisions du conseil auprès des différents acteurs concernés
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
Gérer et suivre les dossiers thématiques émanant du conseil de l'école doctorale : aide à la mobilité internationale des doctorants, aide aux missions des doctorants, bourses au mérite, contrats doctoraux
Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs sur l'ensemble de la structure
Suivre l'évolution de la règlementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
Gestion pédagogique des doctorants de l'école doctorale Érasme
Assurer l'accueil physique et téléphonique des doctorants et directions de thèse
Accompagner des doctorants et des directions de thèse
Créer et suivre les dossiers de candidature en doctorat sur la plateforme dématérialisée des doctorants
Vérifier les dossiers des doctorants
Suivre les dossiers de réinscription des doctorants
Assurer le suivi pédagogique des doctorants (inscription, césure, abandon, transfert, arrêts de travail...)
Informer les doctorants et les laboratoires sur les procédures d'inscription et de réinscription à l'école doctorale
Actualiser les listes de diffusion des doctorants, docteurs et directions de thèse
Rédiger et transmettre les courriers de l'école doctorale et tout autre document aux différents interlocuteurs
Aide et soutien de l'activité pédagogique de l'école doctorale dans sa globalité
Enquête ministérielle SIREDO
Animation de la vie de l'école doctorale par la préparation d'événements en collaboration avec la
coordinatrice des écoles doctorales
Participation au collège des écoles doctorales de l'Université Sorbonne Paris Nord
Préparation des données statistiques dans le cadre de la campagne d'évaluation HCERES pour les
écoles doctorales
Participation à l'organisation des élections de l'école doctorale, vérification des listes en lien avec le DAJ
Gestion financière
Qualité
Le profil recherché
Connaissances / Savoir
Connaissance de l'environnement professionnel (doctorat)
Règlementation applicable au doctorat
Structures de l'établissement
Savoir faire
Savoir planifier et organiser les tâches
Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle
Travailler dans un calendrier contraint
Capacité d'analyse et de synthèse
Maîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative
Appliquer et faire appliquer les textes règlementaires
Maîtrise du logiciel Apogée, plateforme des doctorants, SIFAC Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel)
Compréhension écrite et orale de l'anglais
Savoir être
Disponibilité, rigueur et patience
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique
Être disponible lors des pics d'activités et être réactif
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées
Bienvenue chez Université Sorbonne Paris Nord
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la recherche (DR) / Pôle études doctorales
Composition du service (effectifs) : 33 (DR) / 7 (pôle études doctorales)
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle études doctorales
Service central de l'Université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles :
Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Des
structures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite
CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société, EUR M&CS.
Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d'assurer le secrétariat
administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l'inscription à la soutenance, de
dispenser des formations aux doctorants et candidats à l'HDR, d'organiser les différents événements pour
les doctorants et d'assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions
d'enseignement.
Publiée le 23/06/2026 - Réf : 2026-2323965
