Chargé de Gestion Administrative pour l'Apprentissage H/F

Institut de Formation Professionnelle en

Finalité : Assurer la gestion des opérations administratives liées à l'apprentissage

Catégorie / Statut : Contractuel de catégorie A

Résidence administrative : LPO Mezeray-Gabriel 61200 ARGENTAN

Missions principales :

Aide à la gestion administrative des apprentis

* Gérer les absences des apprentis (en lien avec DDFPT, CPE-AED, entreprises), contrôler et suivre l'assiduité et les retards.
* Préparer les dossiers administratifs liés à l'apprentissage (promesse d'embauche, contrats, calendrier, aide entreprise) - en lien avec le pôle apprentissage et le DDFPT,
* Informer les apprentis sur leurs aides,
* Assurer les demandes de 1er équipement,
* Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...).
* S'assurer que les visites en entreprise soient bien réalisées
* Veiller à la complétude des documents pédagogiques (livrets d'apprentissage, livret de co-formation..),
* Promouvoir et gérer les demandes d'aides au permis de conduire
* Participer au suivi des livrets d'apprentissage et de co-formation
* S'assurer de la mise en place des procédures conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.
* Renseigner et compléter l'outil de gestion Ypareo (formation prévue sur site)
* Promouvoir la mobilité internationale auprès des apprentis

Aide à la gestion administrative des enseignants :

* Participer au suivi des heures réalisées par les enseignants

Aide à la Vie Scolaire :

* Participer aux réunions de travail et évènements en lien avec l'apprentissage, pouvant comprendre la réalisation de compte-rendu et le suivi des actions.
* Participer à des activités complémentaires aux enseignements (encadrement sorties public mixte Apprentis / Scolaires, activités sportives, culturelles ou artistiques, .).
* Aider à l'intégration collective des élèves handicapés (référente handicap).

Relations hiérarchiques :

* Le Chargé(e) de gestion administrative pour l'apprentissage est placé sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'IFPRA
* Les missions s'exercent sous l'autorité du chef d'établissement, en lien direct avec le DDFPT et la responsable du pôle apprentissage.

Particularités fonctionnelles : Exercice des fonctions en établissement, horaires parfois décalés appelant une certaine souplesse.

Connaissances :

* Maitriser les outils de bureautique.
* Connaitre les conditions et modalités de mise en oeuvre de l'apprentissage.
* Posséder des qualités rédactionnelles
* Connaitre la réglementation applicable (droit du travail, apprentissage, cadre scolaire).

Profil professionnel :

* Discrétion professionnelle.
* Aptitude au travail en équipe.
* Aptitudes relationnelle et aisance à s'exprimer.
* Flexibilité et dynamisme.
* Autonomie, disponibilité et bienveillance.
* Rigueur et ponctualité.

Compétences opérationnelles :

* Maîtriser la mécanique du contrôle des absences, la gestion de dossiers et les tâches administratives
* Accueillir les partenaires et orienter les personnes selon leur demande.
* Organiser le calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres.
* Savoir appliquer la réglementation.
* Être organisé et méthodique.
* Savoir adapter sa posture et son discours en fonction du public (élève, famille, équipe pédagogique, direction .).