Assistante Polyvalente - Office Manager H/F
- Paris 13e - 75
- CDD
- Télétravail occasionnel
- 6 mois
- Bac +5
- Banque • Assurance • Finance
- Exp. 8 ans
Les missions du poste
Au sein d'une mutuelle spécialisée, vous travaillez en étroite collaboration avec la Direction Générale. En tant qu'Assistant(e) polyvalente, vous serez en charge de l'assistanat classique auprès de la Directrice générale et le Président de la mutuelle ainsi qu'auprès des différents Directeurs opérationnels.
Le poste est basé dans le 13ème arrondissement de Paris.
Vos principales missions seront :
Assistance à la Direction Générale et à la Gouvernance
- Gestion de l'agenda et des priorités
- Organisation des rendez-vous du Directeur Général, du Directeur Général Adjoint et du Président du Conseil d'administration ;
- Gestion des déplacements professionnels ;
- Préparation des dossiers et supports de réunion.
- Préparation des instances de gouvernance
- Organisation logistique des réunions du Conseil d'administration, des Comités spécialisés et des Assemblées générales ;
- Convocations et diffusion des ordres du jour ;
- Constitution des dossiers administrateurs ;
- Rédaction et mise en forme des procès-verbaux (compte rendu de comités, AG) ;
- Suivi des décisions et plans d'action ;
- Suivi des mandats sociaux ;
- Archivage des documents institutionnels ;
- Préparation des formalités administratives.
Gestion administrative générale
- Administration courante
- Traitement du courrier entrant et sortant ;
- Gestion des appels et courriels institutionnels ;
- Classement physique et numérique ;
- Gestion documentaire ;
- Préparation des éléments de reporting administratif.
- Contribution aux moyens généraux
- Commande des fournitures.
- Gestion des stocks.
- Organisation des événements internes.
- Réservation de salles.
Contribution Pôle Sociétaires
- Gestion des traitements automatisés
- Contrôle des traitements liés au quittancement ;
- Contrôle des traitements de recouvrement ;
- Détection des anomalies de traitement ;
- Escalade auprès du Responsable Informatique et Moyens Généraux.
Contribution Pôle Commercial
- Gestion des plannings ;
- Gestion des déplacements ;
- Aide aux reportings.
Assistance Ressources Humaines
- Gestion du temps de travail : Suivi des congés, Absences, Télétravail, Arrêts maladie.
- Formation : Organisation des formations, Suivi du plan de développement des compétences, Relations avec les organismes de formation.
Conformité et contrôle interne
- Suivi des échéances réglementaires.
- Gestion documentaire liée à la conformité (Processus, procédures).
- Contribution à la préparation des audits internes ou externes.
- Contribution au suivi des recommandations émises par les commissaires aux comptes ou les auditeurs.
Communication interne et institutionnelle
- Communication interne
- Diffusion d'informations aux salariés ;
- Organisation des réunions interne ;
- Préparation de notes de service.
Communication institutionnelle
- Relations avec les partenaires ;
- Préparation des supports de présentation ;
- Coordination des événements institutionnels.
Le profil recherché
Diplômé(e) d'un Bac +3 minimum, vous justifiez d'au moins une première expérience de 8 ans en assistanat polyvalent impliquant une variété d'interlocuteur et de grandes capacités d'adaptation ainsi que d'organisation.
La connaissance des instances de gouvernance (CA, AG, Comités) ainsi que la compréhension des processus assurance IARD (quittancement, recouvrement, gestion administrative) seront un atout majeur pour réussir votre prise de poste.
Compétences clefs indispensables :
- Microsoft Word ;
- Microsoft PowerPoint ;
- Outlook ;
- Outils collaboratifs (Teams, SharePoint, etc.);
- GED (Gestion Électronique de Documents).
L'entreprise
Linséa est un cabinet de conseil en recrutement dédié aux profils Experts, Managers & Dirigeants.
Notre expertise s'adresse aux secteurs de l'Assurance et de la Finance ainsi qu'au domaine Juridique.
Nous accompagnons nos partenaires dans l'identification, l'évaluation et l'attraction de compétences particulièrement sollicitées impliquant des contextes concurrentiels.
Nos domaines d'expertise :
- Le recrutement dédié : Recrutement de profils Experts, Managers & Dirigeants. De la définition du besoin jusqu'à la clôture du recrutement, et pendant tout le parcours d'intégration.
- Le conseil RH : Accompagnement dans l'identification, la définition et la mise en oeuvre de nouveaux modes opératoires de recrutement au service de l'excellence opérationnelle.
Publiée le 22/06/2026 - Réf : 4160987/29290630 APOM/75P
