Assistant des Élus - Vaulx-En-Velin H/F Communes

Poste n°218 et 220
SECRETARIAT DES ELUS
Cadre d'emploi : Adjoint administratif
Catégorie : C
Supérieur hiérarchique :
N+1 Cheffe de Cabinet de Monsieur Le Maire

Au coeur de la Métropole de Lyon, Vaulx-en-Velin, 57 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d'innovation éducative et culturelle.

Placé-e sous la responsabilité de la Cheffe de Cabinet, vous êtes chargé-e du secrétariat de plusieurs élu-e-s.

Les missions principales :

Au sein du secrétariat des élus, les missions suivantes vous seront confiées :

1. Tenue des agendas
- Ensemble des rencontres/réunions auquel l'élu doit se rendre dans le cadre de son mandat : conseils d'école, commissions de sécurité, conférences de la majorité, conseils municipaux, conseils d'administration etc.
- Dates des manifestations dont les informations sont précisées dans le journal municipal, calendrier du service des sports, invitations reçues ou autres support (avec l'accord de l'Elu)
- Toute autre date à la demande de l'Elu (rencontre habitants, associations, services Villes ...)
- Suivi des demandes de représentation de Monsieur le Maire.

2. Accueil physique et téléphonique
- Accueil physique
- Réponse téléphonique et transmission des messages aux Elus. Suivi des messages
- Renseigner, orienter ou relayer les demandes.

3. Courrier
- Récupération puis diffusion du courrier reçu
- Suivi des courriers demandant une réponse de l'Elu ou du Service concerné
- Contrôle des courriers soumis à la signature des élus, suivi des parapheurs.

4. Dossiers
- Préparation et suivi de dossiers à la demande de l'élu
- Classement des dossiers et autres documents

5. Déplacements
- Gestion des déplacements (réservation transport, hôtel, etc) en lien avec le Cabinet.

6. Autres missions
- Participation à la mise sous pli de documents de communication
- Suivi de la logistique (organisation de réunion, réservation de salles ...).


Connaissances et aptitudes requises :
- Maîtrise des outils de bureautique
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités
- Rigueur et sens de l'organisation
- Souplesse et réactivité
- Qualités relationnelles
- Bonne expression orale.
- Respect des obligations de discrétion et confidentialité
- Goût pour le travail en équipe.


Profil :
Formation en Secrétariat (Bac pro ou équivalent).


Conditions de travail :
- Temps de travail annualisé sur la base de 1607 heures ;