Assistant de Direction H/F

Mairie

Placé sous l'autorité de la Responsable Communication et relations citoyennes

4ème ville du Morbihan par sa population, Ploemeur dispose d'une situation privilégiée en Sud-Bretagne : l'attractivité de son territoire, la qualité de ses équipements (station classée de tourisme) et le dynamisme de sa vie locale sont autant de marqueurs du bien vivre à Ploemeur.
Rejoindre la Ville de Ploemeur, c'est participer activement à une démarche ambitieuse de transition écologique, où chaque métier contribue à inventer de nouvelles façons de travailler, plus responsables et plus respectueuses de notre environnement.
Le Service est composé de 9 agents et coordonne les fonctions suivantes : relations usagers, démocratie locale, communication, accueil principal, secrétariat général - courrier, secrétariat du Maire et des élus.

Missions
Gestion des agendas et organisation de l'activité des élus et de la direction générale
- Assurer la gestion d'agendas complexes et partagés, impliquant de multiples interlocuteurs internes et externes.
- Organiser, planifier et coordonner les rendez-vous, réunions, déplacements et représentations des élus.
- Anticiper les contraintes d'agenda, identifier les conflits de planning et proposer des arbitrages adaptés.
- Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous, réunions et déplacements.
- Assurer le suivi des invitations, sollicitations et demandes de rendez-vous.
- Organiser les réunions institutionnelles et assurer le suivi des décisions prises.

Assistanat de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Assurer le traitement, le suivi et l'orientation des demandes des administrés et partenaires.
- Garantir la circulation de l'information entre les élus, la direction générale et les services.
- Accueil physique et téléphonique au secrétariat général : prises de messages, renseignements, orientation des interlocuteurs.
- Rédaction de courriers, gestion des correspondances et des réclamations des administrés.
- Suivi des dossiers gérés par les différentes directions et élus en lien avec les différentes instances.
- Tenue et actualisation de listing de contacts (politiques, industriels, commerçants).
- Soutien ponctuel à des missions relavant du service : ressources humaines, comptabilité, fournitures, planning des astreintes et des plannings semaine.

Profil
- Formation en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.
- Expérience confirmée dans la gestion d'agendas complexes de cadres dirigeants, d'élus ou de responsables d'organisations.
- Expérience souhaitée au sein d'une collectivité territoriale ou d'un environnement institutionnel.
- Excellente maîtrise de l'organisation du temps, de la planification et de la gestion des priorités.
- Capacité à anticiper les besoins, gérer les imprévus et proposer des solutions.
- Très bonnes qualités rédactionnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, aisance numérique, et appétence pour les nouvelles technologies, progiciels et organisations de travail digitales.
- Discrétion professionnelle, sens de la confidentialité et de la réserve.
- Qualités relationnelles, diplomatie et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.
- Rigueur, autonomie et sens du service public.
- Breton parlé apprécié

Spécificités du poste
- Une expérience significative dans la gestion d'agendas de direction comportant de nombreux arbitrages et contraintes organisationnelles constituera un atout déterminant.
- Organisation de travail selon les horaires d'ouverture au public.
- Positionnement professionnel garant de l'image de la collectivité