Responsable Pôle Comptabilité Administration et Logistique - Ccas d'Aubagne H/F

Centres communaux d'Action Sociale

Au sein de la Direction du C.C.A.S, vous êtes sous l'autorité de la Directrice. En tant que Responsable du Pôle Comptabilité Administration et Logistique, vous encadrez 4 fonctions ressources et assurez les missions administratives de la direction en lien avec le responsable du pôle. Vous êtes positionné(e) sur un poste évolutif au regard des contraintes du service et êtes chargé(e) des missions, comme précisées ci-dessous :

Missions principales :

1) Fonction Administration (1 agent)

Alerte, Constitution et suivi des demandes de financements et lien avec les différents services du C.C.A.S. (respect des délais, agendas de suivi, dépôts sur les plateformes, suivi des pièces manquantes, lien avec les institutions)
Préparation des délibérations nécessaires pour les Conseils d'Administration.
Mise en place d'outils comptables permettant les fléchages des dépenses et recettes afférentes.
Création et mise à jour d'un tableau de bord permettant le suivi depuis la date du dépôt jusqu'au versement du financement, le renouvellement de la demande et le bilan
Production des bilans financiers.

Suivi de la bonne exécution des conventions passées en Conseil d'Administration (dates de validités, financements liées, obligations de l'établissement et du partenaire, renouvellement périodique, sécurisation juridique)

Encadrement du standard de direction.

2) Fonction Comptable & Facturation (2 agents)

Encadrement de l'équipe facturation Suivi des échéances de facturations de l'ensemble des prestations de l'établissement (téléassistance, Aide et Maintien à domicile)
Création et communication autour de la mise en place d'un numéro unique « Prestations » pour un meilleur service rendu,
Vérification & validation des liquidations de recettes et de dépenses et mandatement/titrage.
Suivi des flux PES et des prises en charges HELIOS

3) Fonction Achats (1 agent)

Suivi des marchés en lien avec le service commande publique de la ville d'Aubagne pour la généralisation des groupements de commandes et travail sur l'autonomisation de l'établissement sur ses marchés pour répondre à ses besoins spécifiques (travail de sourçage auprès des sociétés).

Encadrement de l'agent Achat (Premier niveau de vérification des demandes d'achats en fonction des stock, capacité de trésorerie, adéquation des achats avec les règles de marchés (devis...), création d'une base de données acheteurs.

4) Fonction technique (2 agents)

Gestion du planning des agents techniques afin d'assurer l'entretien et la maintenance du bâtiment et de la Résidence Autonomie ainsi que la continuité du service Petits travaux à domicile
Lien avec le service action sociale pour prioriser les interventions sollicitées par des travailleurs sociaux.


Missions secondaires :
Suivi de la trésorerie Hélios
Suivi de l'exécution des termes de la convention VILLE -CCAS