Assistant du Secrétaire Général H/F

Rectorat de Strasbourg

1.Assurer la gestion et l'organisation du travail quotidien du secrétaire général

• Gestion de l'agenda, traitement des communications de deux boites fonctionnelles, gestion du courrier
• Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions d'encadrement animées par le secrétaire général
• Organisation des réunions et des rendez-vous
• Gestion et validation des frais de déplacement
• Centralisation des conventions, circulaires et enquêtes
• Gestion des demandes de certificat de scolarité

2.Assurer la gestion et le suivi des dossiers des personnels administratifs de la DSDEN

• Suivi des différents actes de gestion courante: nomination, congés, notation, télétravail, etc.
• Suivi et mise à jour des applications RH (AGADIR, GDI), des listes de diffusion
• Suivi et mise à jour du tableau de recensement via l'application ESTEVE dans le cadre de la campagne d'évaluation annuelle
• Gestion de l'accueil et de l'installation des nouveaux arrivants et des stagiaires

3.Gestion RH

• Organiser des entretiens de régulation
• Suivi des dossiers de protection fonctionnelle en lien avec les partenaires internes et le rectorat
• Suivi des grèves via ARGES en relation avec le Cabinet du Recteur

4.Assurer la gestion logistique des demandes des personnels

• Centralisation et traitement/suivi des demandes logistiques
• Centralisation et suivi des commandes de fournitures

5.Outre ces activités principales, vous êtes amené à contribuer à l'activité du cabinet et notamment à:

• Assurer la continuité du service, avec les autres collaboratrices et collaborateurs, en cas d'absence;
• Prendre en charge, par roulement avec les autres collaboratrices et collaborateurs, la permanence téléphonique durant les heures d'ouverture du cabinet ;
• Participer à l'organisation d'événements particuliers impliquant la mobilisation de l'ensemble des collaboratrices et des collaborateurs du cabinet;
• Assurer le suivi des réponses aux courriers à l'attention des usagers ou des élus concernant des situations en collège ou en lycée et en coopération avec les services de la DSDEN. Rédiger ces courriers le cas échéant.

Ces missions sont susceptibles d'évoluer en fonction de l'organisation du cabinet. Elles impliquent un dialogue régulier et un travail quotidien avec la cheffe de cabinet et les autres membres du cabinet, avec les services (chefs de service, de division)

Lien hiérarchique: cheffe de cabinet (N+1), secrétaire général (N+2)