Assistant·e ADV - Office Manager H/F
Mecabag System
- Nanterre - 92
- CDI
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 2 ans min.
Les compétences pour ce job
- Anglais
Détail du poste
En collaboration avec l'ensemble de notre équipe (5 personnes), vous garantissez le bon fonctionnement administratif, commercial et opérationnel de la société, en assurant :
- Un traitement fiable et réactif des commandes clients
- Une coordination fluide avec l'équipe
- Un support administratif et comptable
Plus concrètement, vos missions s'articulent autour de 3 principaux domaines :
Administration des ventes
- Saisie et envoi des devis aux clients
- Enregistrement et suivi des commandes clients
- Organisation des expéditions et des transports
- Suivi des livraisons et des délais
- Suivi des contrats et des offres (maintenance, SAV, service .)
- Mise à jour des bases de données clients
- Gestion et édition de la facturation et suivi des paiements
- Gestion des litiges (livraison, facturation)
Office Management & support administratif
- Gestion des appels entrants et des courriers
- Gestion des achats et approvisionnement en fournitures pour la société
- Vérification des notes de frais, gestion des titres restaurant, des absences des salariés
- Gestion courante de la comptabilité : préparation et transmission des pièces comptables, validation des dépenses .
- Rapprochements simples et contrôle des dépenses
- Suivi de la trésorerie
- Aide à la préparation de documents internes
Support commercial & marketing
- Préparation et édition des dossiers techniques (assemblage de PDF)
- Mise à jour du CRM marketing, envoi de mailings
- Publication de contenus LinkedIn (posts fournis)
- Inscription et organisation logistique des salons
Vous êtes à l'aide en orthographe, avec les outils bureautiques et CRM, et savez vous organiser dans un environnement qui demande polyvalence, gestion des priorités et des urgences, et proactivité.
Par ailleurs, vous portez un intérêt aux enjeux techniques, avez le sens du service et de la relation client.
Vous souhaitez un nouveau challenge, travaillez dans une ambiance de travail collaborative, et vous souhaitez rejoindre une PME en pleine croissance, guidée par des valeurs d'ingéniosité, de pragmatisme et de dynamisme au service de ses clients ? Rejoignez-nous !
Le poste est basé à Nanterre dans un premier temps avec déménagement envisagé à Freneuse (78) d'ici 2 à 3 ans.
Le profil recherché
Compétences: Rédaction d'écrits professionnels,Favoriser un environnement de travail collaboratif,Gérer la pré-comptabilité,Gérer les contrats de service et les fournisseurs,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)
Langues: Anglais souhaité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de fournitures et équipements industriels divers
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 17/06/2026 - Réf : 209WMGF
