Assistant Administratif pour le Service Vie Associative et Culturelle - Pontault Combault H/F

Communes

La ville de Pontault-Combault, commune de 39.332 habitants aux portes du Grand Paris, allie proximité de la capitale, accessibilité via le RER E et l'autoroute A4, et un cadre de vie préservé.

Dans le cadre du nouveau mandat municipal, la ville souhaite dynamiser la vie sportive, culturelle, événementielle mais aussi artistique de la commune, avec pour objectif de développer des actions tendant à démocratiser l'accès à la culture pour tous et à contribuer à l'attractivité du territoire. Dans cette perspective, le service vie associative et culturelle a un rôle clé à jouer et peut s'appuyer sur un tissu associatif dense.

Au sein du service vie associative et culturelle, l'agent assure la gestion administrative et budgétaire du service, l'accueil et l'accompagnement des usagers et des autres services de la ville. Il veille à la mise à disposition ponctuelle de moyens (salles, véhicules) et en assure le suivi. Il pourra venir en renfort sur les événements et actions du service.

Gestion administrative et budgétaire et missions d'accueil :
- Rédiger des courriers, recevoir et trier les courriers entrants et sortants
- Demander des devis et faire des bons de commande
- Rédiger des fiches projets et des comptes rendus
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, et planifier des rendez-vous
- Répondre aux demandes des usagers notamment via la plateforme GRU
- Gérer les demandes de fournitures de bureau (stocks et commandes)
- Assurer l'organisation de la zone d'accueil

Gestion des moyens mis à disposition des associations, des syndics de copropriété et des autres services de la collectivité :

Gestion de salles :
- Instruire les demandes ponctuelles de salles et gérer le planning dans le logiciel GMA et dans les calendriers Outlook
- Préparer et mettre en signature les conventions de prêt et les décisions, faire le lien avec le service finances pour les mises à disposition payantes
- Remettre les clés et faire l'état des lieux des salles
- Veiller à la bonne organisation de la boîte à clés et au suivi du retour des clés prêtées
- Gérer et suivre les demandes de travaux, veiller à l'application des normes ERP
- Préparer les salles en fonction des événements et des demandes (port de charges)

Gestion des véhicules :
- Gérer les demandes de réservation de véhicules, préparer les conventions de mise à disposition, remettre les clés et faire l'état des lieux
- Assurer le suivi de l'entretien technique des véhicules et du matériel de sécurité

Animation du territoire :
- Participer à certaines actions, évènements, projets ou temps d'animation de la commune en renfort du service