Assistant·e du Service Mobilité Urbaine CDD H/F Rennes Ville et Métropole

La Direction de la Mobilité et des Transports (DMT) est chargée de définir la politique mobilité de la Métropole. Elle assure notamment les missions d'autorité organisatrice de la mobilité.
Composée de 56 agents, elle est organisée en 3 services, Service Réseaux de transport (SRT), Service Métro Investissements Transports (SMIT), Service Mobilité Urbaine (SMU).
Le SMU est le service référent dans le domaine des déplacements (Pilotage : du Plan de Déplacements Urbains et ses déclinaisons, des études mobilité, de la stratégie Changement de Comportements, ...).
1-Fonctions d'assistance et de secrétariat 75%
Gestion du courrier :
-"Départ" : relecture, mise en forme, mise à la signature et envoi.
-"Arrivée" : enregistrement, diffusion aux personnes concernées, suivi et classement
-Gestion de la BAL de service (diffusion, archivage...)
- Suivi des doléances usagers sur le guichet numérique en lien avec les membres du service
- Organisation de la réunion de service SMU (planification, OJ, compte-rendu)
- Organisation de réunion et préparation d'OJ (rencontres régulières avec les élus, rencontres inter-services...), envoi des invitations
- Préparation logistique des réunions (réservation de salle, émargement, ...)
- Coordination sur les sujets transversaux (diffusion aux agents des informations générales et transversales aux agents, et diffusions des compte-rendu (CD PISU, coordination mobilités, réunion DMT,...)
- Accueil téléphonique et physique du service
- Classement et archivage des dossiers
- Assistance à la Responsable de service :
-Gestion de l'agenda (prise de rendez-vous, organisation de réunions,...)
- Appui administratif et organisationnel sur certains dossiers
- Assistance au sein de la DMT : Intérim des autres assistantes de la Direction pendant les périodes de congés (principalement l'accueil téléphonique et la gestion du courrier)


2- Correspondant du service sur de multiple thématiques 20%
- Gestion de la documentation et des fournitures du service, approvisionnements, moyens du service, ressources humaines (Accueil des nouveaux arrivants, e-congés, planning congé, déplacements, ...)
- Suivi des dossiers personnels des agents (formations, entretiens annuels, arrêts de travail, visites médicales...) et lien avec le service Ressources Humaines



3- Missions liées aux activités du service 5%
- Démarches de communication et sensibilisation en matière de mobilité, manifestations organisées par le service : logistique des événements, appui à leur organisation tant en amont que pendant leur déroulement.
- Conseil des Mobilités : préparation, organisation et suivi de cette instance, en lien avec la responsable du SMU...