Secrétaire Administratif H/F

EHPAD marie blaise

Un(e) Secrétaire administratif

Mission du poste :
- Gérer l'accueil des familles, visiteurs et appels téléphoniques.
- Suivre les dossiers administratifs des résidents (admissions, entrées/sorties, contrats).
- Assister la direction dans la gestion administrative (courriers, mails, réunions, comptes rendus).
- Mettre à jour les dossiers du personnel et suivre les absences, congés et visites médicales.
- Organiser la logistique administrative (fournitures, archivage, registres).
- Participer au suivi de la facturation et à la transmission des pièces comptables

Activités et tâches principales du poste :
- Accueillir familles, visiteurs et prestataires, et gérer les appels téléphoniques.
- Orienter les demandes vers les services compétents et diffuser les informations.
- Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des résidents (admissions, contrats, entrées/sorties, hospitalisations, décès).
- Rédiger et mettre en forme courriers, notes et comptes rendus pour la direction.
- Organiser les réunions et préparer les documents nécessaires.
- Gérer le courrier, les mails, le classement et l'archivage des documents.
- Mettre à jour les dossiers du personnel et suivre absences, congés, remplacements et visites médicales.
- Gérer les commandes de fournitures administratives et tenir à jour les registres obligatoires.
- Réaliser la facturation et transmettre les pièces comptables.
- Assurer le lien entre la direction, les équipes et les familles pour le bon fonctionnement de l'EHPAD.
- Transmettre les éléments variables de paie au service comptabilité.

Horaires:
Du lundi au vendredi. 8h00-17h00

Travail en présentiel