Secrétaire de Départements Gp Options Transversales Pôles Shs H/F

Clermont Auvergne Inp

Site web : https://www.clermont-auvergne-inp.fr/ ; https://polytech-clermont.fr/

Mission principale :
Grande école d'ingénieurs publique, Polytech Clermont est une école de Clermont Auvergne INP et du réseau Polytech qui articule ses activités et ses projets autour de trois piliers : développement durable, mobilité du futur et énergie.
L'adjoint-e en gestion administrative assure les tâches de secrétariat de départements au sein d'un pool de quatre secrétaires. Il/elle travaille en lien avec les enseignants, les chargés de cours issus d'entreprises, les fournisseurs et les étudiants.

Activités :

Secrétariat des départements :
Accueillir et informer les étudiants, enseignants, intervenants extérieurs
Informer l'équipe pédagogique des dates de réunions et réserver les salles
Rédiger les comptes-rendus de réunions
Mettre en forme les courriers
Appui à la préparation des examens (listes d'émargement, PV,.)
Collecter et saisir les notes
Assurer la préparation administrative des commandes de matériels, relations fournisseurs
Suivre les dépenses et le budget du département et pôles
Assurer l'organisation logistique des déplacements pédagogiques, des soutenances, des remises de prix et parrainages
Préparation de l'évaluation des enseignements GP et traiter les réponses
Classer et archiver les documents
Assurer l'intérim des autres secrétaires de département lors de leurs absences
Réceptionner les colis lors de la fermeture de l'accueil

Gestion administrative des dossiers intervenants extérieurs :
Aider à la constitution des dossiers Recrut, relancer, valider les pièces
Faire le lien avec les intervenants extérieurs pour les enseignants (fournitures, renseignements, ordres de mission)
Saisir les heures dans Geisha et mettre à jour les charges d'enseignement

Communication :
Appui du chargé de communication de l'Ecole, photos, propositions de textes pour le site internet (exemple : les journées portes ouvertes, la cérémonie de remise des diplômes, journée « Fête de la science » ...)
Création d'affiches pour les forums, de supports de communication (Université d'été, carnets de voyage, etc.)

Les missions du poste sont susceptibles d'évolution en cas de réorganisation du service

Les compétences nécessaires du poste
Connaissances :
Connaissance de l'Enseignement supérieur
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Techniques de communication
Niveau B2 en anglais serait apprécié

Compétences opérationnelles :
Accueillir les populations concernées
Savoir prioriser les tâches
Prise de notes et rédiger des documents (compte rendu de réunion, PV,.)
Maitriser les outils bureautiques
Enregistrer et classer les documents
Savoir rendre compte
Traiter et exploiter des informations administratives et financières
Savoir gérer un budget
Facilité d'adaptation à des logiciels spécifiques (APOGEE, DIVA, ADE, UCA Pré-inscription, Moodle)
Utiliser les outils de communication (réseaux sociaux et sites web)

Compétences comportementales :
Sens de l'organisation
Réactivité
Être capable de travailler en équipe
Sens relation

Modalités du contrat de travail :
Poste à pourvoir au 1er septembre 2026 pour une durée de 1 an ; renouvelable
Contrat à durée déterminée de droit public à temps complet
Prime possible de 90€ à 180€, selon expérience
Possibilité de télétravail
Contrat de 37h30/semaine, 49 jours de congés annuels
Prise en charge partielle transports en commun
Contrat collectif de protection sociale complémentaire (PSC) en santé