Détail du poste
Grade
Grille de référence
ADJOINT ADMINISTRATIF
HOSPITALIER
Type de contrat
Contractuels acceptés
Pourcentage
d'activité
80%
DÉFINITION :
Le poste vise à soutenir les activités administratives et organisationnelles de
l'équipe recherche, notamment :
- La gestion des agendas et des réunions,
- Le suivi administratif des projets de recherche,
- L'appui à la préparation des documents scientifiques et logistiques,
- L'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externe
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Activités en lien avec le suivi des participants :
- Gestion des RDV des participants dans le respect des protocoles
(screening, délais
entre chaque visite, enregistrement dans DxCare et DxPlanning envoi de
courriers ou mails de
convocation.)
- Suivi des remboursements des déplacements des participants
- Suivi et relance des participants : consentements, justificatifs (courriers de
diagnostiques, échographies, .)
Activités en lien avec le suivi des projets de recherche :
-Suivi des conventions, contrats et des avenants : suivre les actions de la
DRI/CESP et
s'assurer de la réalisation
- Ordres de mission de l'équipe et suivi des remboursements des frais
- Demande devis pour relecture d'article en anglais + paiement facture (en
lien avec la
DRI),
- Demande de devis : fournisseurs identifiés ou en lien avec la direction des
achats,
- Suivi des achats : questionnaires de passation, matériel informatique,
papeterie
(fiches de liaison ou PAD)
- Commande d'impressions auprès de la reprographie
- Organisation de réunions : tout le processus (y compris compte-rendu et
questionnaire de satisfaction), archivage
- Mailing publipostage : pour optimiser les inclusions dans la cohorte : BDD +
envoi
- Gestion BALF (cohorte MARIANNE, contact MARIANNE, cohorte ELENA),
attribution des taches a l'ensemble de l'équipe
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES (internes et
externes) :
- Equipe de recherche.
- Investigateurs.
- Participants.
- Direction de la Recherche et de l'Innovation.
LIAISONS HIÉRARCHIQUES :
- Chef de Service
- Cadre des secrétariats médicaux du Pôle.
- Cadre administratif du pôle.
CORRESPONDANCE STATUTAIRE (grade) :
Adjoint administratif hospitalier
Le profil recherché
Compétences: Normes rédactionnelles,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Relayer de l'information
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Publiée le 11/06/2026 - Réf : 209QGTB
