Adjoint en Gestion Administrative H/F

Service Public

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

- Missions concernant les emplois du temps des 3 années du diplôme d'INGENIEUR de l'ISIMA :

• Préparer les calendriers et les plannings des 2 semestres universitaires ; Préparer le planning de la semaine de rentrée ; Préparer le planning des semaines bloquées de première année
• Transcription des emplois du temps sur l'outil de gestion des réservations de salle (ADE) et modification au fil de l'eau en cas de déplacements de cours

- Prise en charge de toutes les réservations de salles de l'école hors enseignement (réunions; colloques...) en lien avec la Direction

- Suivi des aménagements d'études (fichier pour tous les diplômes de l'école mis à disposition des enseignants) en lien avec le Service de Santé Universitaire

- Tâches administratives relatives à la gestion du diplôme d'ingénieur, en appui tout au long de l'année auprès des responsables d'année, du responsable du diplôme :

• Construire les listes d'étudiants
• Gérer les examens : Faire le planning des examens de première session puis de seconde session et les placer sur ADE; trouver les surveillants et faire le suivi du nombre de surveillances assurées ; collecter les choix des matières passées en seconde session ; convoquer les étudiants
• Enregistrer les choix de filière en fin de première année
• Apporter un appui administratif pour les commissions pédagogiques et les conseils de perfectionnement: pour le suivi des enquêtes d'évaluation, mise en forme des résultats.
• S'assurer de l'adéquation des informations dans le logiciel interne des syllabus, les emplois du temps saisis et les Modalités de contrôle des connaissances et des compétences.
• Préparer la logistique des salles d'examen (placements; listes émargements, gestion des aménagements d'examens)
• Gérer la logistique des réunions d'information, demi-journée de formation, journée de récapitulation du programme Handitutorat en lien avec l'entreprise partenaire.

- Travail administratif en lien direct avec la direction de l'école:

• Coordination dans la collecte de données pour les enquêtes externes (CTI/CDFI/classements d'écoles...)
• Suivis statistiques du recrutement étudiants (provenance des étudiants; résultats...)