Assistant·e de Direction H/F Ademe

La Direction Exécutive de la Prospective et de la Recherche (DEPR) contribue à la priorité du COP « Innover et préparer l'avenir de la transition écologique » notamment de par sa posture de « vigie », elle participe ainsi au rôle de précurseur de l'Agence avec 6 missions qu'elle coordonne et anime transversalement :
PROSPECTIVE : Prospective économique et sociologique
PROSPECTIVE : Intégration de visions prospectives de filières
FINANCEMENT de la Transition Ecologique et verdissement de la finance
RECHERCHE ET INNOVATION : Démarches novatrices et signaux porteurs d'avenir
RECHERCHE ET INNOVATION : Stratégie et coordination RDI
EVALUATION des stratégies et programmes
La DEPR se compose de trois services et trois pôles et de plus de 40 personnes.
Placé directement auprès de la Directrice Exécutive (DIREX) vous assurez un appui opérationnel à l'exercice de ses missions.
À ce titre, vous veillez au bon déroulement des activités quotidiennes, à la coordination des agendas, à la préparation de réunions, au suivi administratif et logistique des déplacements, ainsi qu'à l'élaboration de dossiers.
Ce poste clef requiert une grande rigueur, une excellente réactivité et une forte capacité à travailler en synergie avec la DIREX dans un environnement en constante évolution et dans le respect strict de la confidentialité.

Logistique et administration générale
- Gérer le courrier postal et les processus de signature de la direction
- Gérer le courrier électronique de la DIREX
- Organiser, planifier des réunions et tenir à jour l'agenda de la DIREX
- Alerter sur des situations, des réponses attendues ou des urgences à traiter
- Être facilitateur et force de proposition pour élaborer des réponses
- Assurer une veille de la gestion des dossiers, capitaliser les actions, réponses et traitements de situations qui contribuent à améliorer la qualité et l'efficacité du travail de la direction
- Prendre en charge l'accueil téléphonique et physique, orienter et conseiller les interlocuteurs
- Organiser et gérer les déplacements de la DIREX, gérer ses états de frais
- Assurer un appui au suivi des agendas des managers de la DEPR
- Suivre et traiter des dossiers et affaires réservées
- Participer à la vie de la Direction et contribuer à l'organisation des évènements de la Direction
Traitement et mise en forme de l'information
- Produire des courriers, préparer des documents préparatoires pour la participation de la DIREX à la comitologie interne
- Collecter, hiérarchiser les informations et données utiles à la préparation de réponses, réunions ou interventions de la DIREX
- Assister à certaines réunions de direction, en assurer l'organisation et la gestion efficiente, la prise de notes et la rédaction de comptes rendus
- Organiser et assurer le classement des dossiers et documents à archiver