Secrétaire Pédagogique Imfsi - Imfas H/F

Centre Hospitalier Perpignan

Mission générale :
Assurer le suivi administratif et scolaire individualisé des étudiants et des élèves sur le plan théorique et clinique.
Centraliser et transmettre à l'ensemble de l'équipe pédagogique et administrative les informations nécessaires au suivi.
Répondre aux demandes administratives des formateurs, des étudiants et des élèves.
Gérer les dossiers individuels des étudiants et des élèves.
Organiser les instances de suivi individualisé de la scolarité (CAC, CVAR).
Être l'interlocuteur privilégié des étudiants et des élèves.
Participer aux épreuves de sélection.
Gestion documentaire / logiciel SYRACUSE.

Activités :
Constitution et mise à jour des dossiers des étudiants et des élèves.
Communication des dossiers et des données à l'Université de Montpellier.
Gestion des différents certificats, attestations et courriers des étudiants et des élèves.
Assurer en collaboration avec l'équipe pédagogique la gestion administrative des résultats théoriques et cliniques.
Assurer la mise en oeuvre et le suivi des instances spécifiques : les C.A.C. (Commission d'Attribution des Crédits), les CVAR (Commission de Validation de l'Acquisition des Résultats), Conseil de la Vie Étudiante, Réunions Pédagogiques.
Saisie des emplois du temps et diffusion aux étudiants et élèves sur FORMEIS.
Rédaction des courriers des intervenants.
Calendriers des évaluations.
Mise en forme des évaluations, archivage des copies.
Archivages des évaluations.
Convocation des étudiants et des élèves aux évaluations sur plateformes FORMEIS et MOODLE.
Enregistrement et suivi des interruptions (suivi des promotions).
Enregistrement et suivi de l'absentéisme des étudiants et des élèves.
Organisation des élections des représentants des étudiants (Affichage listes et résultats, bulletins de votes et collecte des résultats).
Réalisation de différentes enquêtes demandées par la DREETS, CEREQ et en lien avec les étudiants et les élèves.
Préparation dossier d'accueil des stagiaires cadres.
Gestion et mise à jour du logiciel de gestion des formations infirmière et aide-soignante FORMEIS.
Gestion plateformes collaboratives : Moodle et Infrabac.
Réalisation de statistiques diverses demandées par la direction : profils promotions, résultats des évaluations, des diplomations, taux d'absentéisme des étudiants / élèves, suivi des interruptions, données Qualiopi.
Création des groupes étudiants et élèves pour chaque promotion à chaque rentrée en collaboration avec le coordonnateur d'année et saisie sur FORMEIS.
Gestion des accidents de travail et accidents de trajet des étudiants et des élèves.
Gestion et suivi des étudiants et élèves financés par un employeur. Etablissement des attestations et feuilles d'émargement mensuelles.
Suivi de l'employabilité des étudiants et des élèves après leur diplomation sur un an.
Connaissances requises : Connaître les différents textes régissant la formation aux DEI et DEAS et la gouvernance des instituts de formation paramédicaux.

Savoirs faire opérationnels :
Maîtriser les différents logiciels et plateformes utilisés en formation paramédicale (Forméis, Moodle, Infrabac, Syracuse ... ).
Utiliser les outils bureautiques et la TIC (Technologie d'Information et de Communication).
Organiser de façon autonome son activité en respectant son domaine de compétence.
Rechercher et appliquer les procédures adéquates en rapport avec ses activités.
Rechercher et traiter les informations nécessaires au poste.
Savoir rendre compte de ses activités à la directrice de l'IMFSI / l'IMFAS, à l'adjointe de la directrice - Cadre supérieur de santé chargée de la coordination de la formation clinique, au cadre supérieur de santé - coordination des enseignements - responsable projet et ingénierie de formation et à l'Attachée d'Administration Hospitalière, responsable des secrétariats des instituts.