Détail du poste
Activités :
Secrétariat des départements :
- Accueillir et informer les étudiants, enseignants, intervenants extérieurs
- Informer l'équipe pédagogique des dates de réunions et réserver les salles
- Rédiger les comptes-rendus de réunions
- Mettre en forme les courriers
- Appui à la préparation des examens (listes d'émargement, PV,...)
- Collecter et saisir les notes
- Assurer la préparation administrative des commandes de matériels, relations fournisseurs
- Suivre les dépenses et le budget du département et pôles
- Assurer l'organisation logistique des déplacements pédagogiques, des soutenances, des remises de prix et parrainages
- Préparation de l'évaluation des enseignements GP et traiter les réponses
- Classer et archiver les documents
- Assurer l'intérim des autres secrétaires de département lors de leurs absences
- Réceptionner les colis lors de la fermeture de l'accueil
Gestion administrative des dossiers intervenants extérieurs :
- Aider à la constitution des dossiers Recrut, relancer, valider les pièces
- Faire le lien avec les intervenants extérieurs pour les enseignants (fournitures, renseignements, ordres de mission)
- Saisir les heures dans Geisha et mettre à jour les charges d'enseignement
Communication :
- Appui du chargé de communication de l'Ecole, photos, propositions de textes pour le site internet (exemple : les journées portes ouvertes, la cérémonie de remise des diplômes, journée « Fête de la science » ...)
- Création d'affiches pour les forums, de supports de communication (Université d'été, carnets de voyage, etc...]
Les missions du poste sont susceptibles d'évolution en cas de réorganisation du service
Bienvenue chez Service Public
Grande école d'ingénieurs publique, Polytech Clermont est une école de Clermont Auvergne INP et du réseau Polytech qui articule ses activités et ses projets autour de trois piliers : développement durable, mobilité du futur et énergie.
L'adjoint-e en gestion administrative assure les tâches de secrétariat de départements au sein d'un pool de quatre secrétaires. Il/elle travaille en lien avec les enseignants, les chargés de cours issus d'entreprises, les fournisseurs et les étudiants.
La carte
Rue de l'Hôtel de ville
63170 Aubière
Publiée le 10/06/2026 - Réf : 2026-2307715
