Assistant d'Elu - Commune de Marseille H/F

Communes

Au sein du Service Vie des Assemblées du Pôle Instances et Vie de l'Assemblée de la Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées, rattachés à la Direction Générale Adjointe «Maîtriser nos Moyens», vous êtes chargé(e) du secrétariat pour un(e) élu(e).

Contexte

Vous assistez un(e) élu(e) sur l'ensemble de ses missions dans le cadre de son mandat. Vous assurez les missions de secrétariat et d'assistant(e) administratif(ve), et vous êtes le point d'entrée de l'élu(e) pour les services de la Ville de Marseille, les administrés et les partenaires extérieurs.

Votre rôle consistera à :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion du courrier ; apporter le premier niveau de réponse aux sollicitations (téléphoniques, mails ou courriers); recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques;
- Gérer l'agenda de l'élu(e); organiser les réunions et préparer les dossiers; réserver les salles et gérer les invitations, les déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement) et accompagner l'élu(e), le cas échéant, sur site lors des réunions ou des manifestations;
- Rédiger des synthèses, des comptes-rendus et prendre des notes; effectuer les recherches documentaires, ou des revues de presse spécialisées, en vue de l'intervention de l'élu(e);
- Contribuer à la collecte et au classement des éléments de réponses aux interviews de la presse;
- Assurer le traitement et le suivi des dossiers: analyser les informations, identifier et saisir les services internes ou externes compétents, rédiger et vérifier les réponses;
- Élaborer des tableurs, des graphiques et des documents de présentation.

Vos avantages

- Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
- Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports...).
- Possibilité de télétravail