Détail du poste
Notre agence d'architecture recherche un(e) secrétaire technique (administratif & gestion) afin d'accompagner l'équipe dans la gestion administrative, financière et technique de l'agence et de ses projets.
Vous avez idéalement une expérience en agence d'architecture, bureau d'études ou entreprise du bâtiment
MISSIONS
Gestion administrative courante :
- Accueil téléphonique et physique / Courriers et courriels
- Veille et suivi des appels d'offres, constitution des dossiers administratifs
- Gestion des fournitures et suivi fournisseurs (vérification contrat, échéances, paiement ...)
- Gestion des assurances professionnelles (Déclaration annuelle, gestion administrative des sinistres.)
- Gestion comptable courante : suivi des factures, rapprochements et préparation des éléments comptables.
Gestion Ressources humaines :
- Suivi administratif de personnel (hors recrutement, rédaction de contrat)
- Gestion des dossiers d'arrêts maladie, des visites médicales, des dossiers de formation, des notes de frais.
- Gestion des affichages obligatoires, mise à jour de duer, et autres mises à jour documents règlementaires.
Gestion administrative et financière des projets :
- Rédaction devis, tableaux de répartition d'honoraires, contrats MOE publics et privés, avenants
- Réalisation des notes d'honoraires, situations, révisions de prix et relances
- Suivi des règlements et tableaux de gestion
Gestion spécifique « architecture » :
- Mise en page des mémoires d'études : Concours, APS, APD.
- Réalisation des fiches de communication et de références de l'agence
Gestion secrétariat technique / économie de la construction :
- Gestion des pièces administratives d'appels d'offres, des marchés d'entreprises..
- Rédaction des ordres de service, avenants .
- Gestion administrative et transmission des situations de travaux, révision, DGD, tableau de suivi..
Connaissance indispensable des marchés publics, de la loi MOP et de la plateforme Chorus Pro
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Une connaissance d'Everwin GX serait appréciée (formation possible)
Prise de poste septembre 2026
Le profil recherché
Compétences: Gestion administrative,Logiciel de traitement de texte,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Procédures administratives,Procédures d'appels d'offres,Techniques de paiement et de facturation,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Coordonner les réponses aux appels d'offres,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner des supports de suivi d'activité,Répondre à un appel d'offres,Suivre la comptabilité d'une structure,Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
La carte
8 Rue Pasteur
02600 Villers-Cotterêts
Publiée le 09/06/2026 - Réf : 209KMPJ
