Assistant de Service HSE H/F BIRD Trévoux

Gestion des demandes d'achat et des commandes :

• Participe aux réunions de travail sur les appels d'offres et la rédaction des cahiers des charges
• Effectue les demandes d'achats du service
• Suit les commandes en cours
• Fait les réceptions physiques et informatiques du service
• Contrôle et suit l'enregistrement des factures associées
• Réponds aux demandes de la comptabilité et/ou contrôle de gestion relatives aux prestations réalisées et aux facturations correspondantes

Suivre le déploiement des contrats (entretien des locaux, vêtements...) :

• Demande les devis et planifie les prestations
• Suit le calendrier de réalisation des prestations demandées par le HSE / Facilities ainsi que les VGP établies pour respecter les obligations dans le cadre des contrôles règlementaires pour pouvoir valider les factures et le paiement des prestations
• Interlocuteur des sociétés prestataires pour le service : gestion des vêtements de travail, et le nettoyage industriel, gestion des déchets,..
• Gère les dysfonctionnements, répondre aux réclamations éventuelles et proposer des solutions aux problématiques remontées

Gestion documentaire :

• Assure les mises à jour de la documentation HSE dans les outils de gestion documentaire
• Est responsable du processus d'enregistrement des procédures dans l'outil de gestion documentaire.
• Participe activement aux audits / inspections en mettant à disposition les documents à jour.
• Diffuse, classe et archive les procédures du service

Coordinateur de formation du service

• Attribue en concertation avec le manager du service les parcours de formation / profils requis pour la qualification du personnel de son service.
• Assure le suivi des formations et relance si nécessaire le personnel de son service afin qu'il respecte les délais requis et au besoin alerte le manager.
• Etablit mensuellement un rapport permettant d'évaluer l'impact d'éventuels retards de formation.
• Après l'absence prolongée d'un collaborateur, réattribue les parcours de formation si absence de profil d'attribution.
• A la demande établit les rapports de qualification du personnel de son service.

Reporting

• Mise à jour des indicateurs service et/ou demandés par le global (track déchets, Atlas, CORA, ....)
• Participe à la bonne tenue et au suivi du budget de service HSE (CAPEX/OPEX)
• Tiens à jour les bases de données internes de consolidation des activités / dépenses effectuées dans le cadre environnemental afin de permettre la mise à disposition des KPI groupe HSE.
• Réalise les reporting nécessaires /reglementaire lié à DASRI, track déchets, BSD l'environnement déchets
• Suite et Réalise les CAPA dans les délais affectés