Gestionnaire Coordonnateur Administratif - Conseil Régional de Guadeloupe H/F

Conseils régionaux

-Le (la) gestionnaire / coordonnateur administratif est rattaché au service aménagement paysager qui fait partie de la Direction des Paysages et des Espaces Verts (DPEV), elle-même directement rattachée à la Direction Générale Adjointe des Services Technique de l'Administration (DGAST)
-Le(la) gestionnaire/coordonnateur administratif assure la gestion administrative de la DPEV et contribue à la coordination de l'activité des deux services rattachés à la DPEV, afin de garantir la fiabilité, la qualité et la continuité du fonctionnement.
-Le (la) gestionnaire / coordonnateur administratif assure la rédaction d'actes, la gestion opérationnelle de dossiers et participe à l'animation de l'équipe de la DPEV auprès de la direction.

Activités principales
Gestion administrative et rédaction d'actes :
- Rédiger, mettre en forme et sécuriser les actes administratifs : courriers, notes, délibération, conventions...
- Assurer le suivi et l'instruction de dossiers administratifs y compris les dossiers complexes.
- Préparer les éléments nécessaires à la prise de décision : synthèses, analyses, propositions.
- Mettre à jour les procédures internes et veiller à la conformité réglementaire.
- Élaborer et tenir à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi du service.
Coordination et organisation du fonctionnement de deux services :
- Coordonner l'activité de l'équipe (répartition des tâches, supervision de la qualité et des délais, appui technique).
-Appui auprès de la direction pour l'organisation de l'activité quotidienne : plannings, priorisation, continuité du service, respect des délais.
- Assurer le rôle d'interlocuteur référent avec les autres services ou partenaires institutionnels.
- Participer à l'accueil et à l'intégration de nouveaux agents (formation aux outils, méthodes, procédures).
- Contribuer à la mise en oeuvre de projets transversaux portés par le service.

Appui à la gestion budgétaire et financière :
- Préparer et suivre les engagements, bons de commande et mandats (selon l'organisation).
- Traiter et suivre des factures.
- Participer à la préparation budgétaire : collecte des besoins, mise en forme, contrôles.
- Contribuer au suivi des marchés publics : pièces administratives, contrôle des délais, archivage.
Activités spécifiques :
- Montage et suivi administratif des dossiers FEDER/FSE/FONDS VERT ou autres portés par la DPEV
- Relation avec les partenaires, les autres directions et communication interne à la direction
- Répondre aux sollicitations du public ou des partenaires, avec fiabilité et pédagogie.
- Assurer une circulation fluide de l'information au sein de la direction
- Préparer et participer à certaines réunions : ordres du jour, comptes rendus, décisions à suivre.
- Collaboration au rapport annuel d'activités