Assistant Administratif et Technique H/F Hays

Vous assisterez la Direction dans la gestion administrative et financière de l'agence, et plus précisément :

Secrétariat courant :

Gestion du standard, de l'agenda, du courrier et des mails, préparation des éléments de réponse, gestion des fournitures et du matériel, organisation des réunions, classement et archivage.

Assistance technique :
Établissement des contrats et des propositions d'honoraires avec la Direction, suivi administratif et financier des projets : suivi des contrats de l'agence, des bons de commande et des avenants, mise à jour des tableaux de suivi, suivi de la facturation des projets, édition et dépôt des factures sur Chorus Pro, suivi des paiements et relances, déclaration annuelle d'exercice, gestion des assurances professionnelles.

Gestion des appels d'offres et candidatures (marchés publics) :
Recherche, lecture et pré-sélection des appels d'offres, assistance à la constitution des équipes, contacts avec les partenaires de l'agence, constitution des dossiers de présentation et préparation des pièces administratives. Réception, vérification et compilation des pièces transmises par les partenaires. Rédaction de notes (présentation de l'équipe, note méthodologique, etc.) en lien avec les responsables. Dépôt des candidatures et des offres.