Assistant Administratif Communication et Gestion Événementielle Siège H/F

INSERM - Siège

Mission principale :

Rattachée à la responsable financière et comptable au sein du département de la communication de l'Inserm, la personne recrutée assure un rôle clé de soutien administratif, organisationnel et opérationnel dans la préparation, la coordination et le suivi des budgets et des misions liées aux activités du département de la communication (60%) ainsi qu'un appui aux événements du comité éthique et du comité pour l'histoire de l'Inserm (40%). Elle contribue au bon déroulement des manifestations en garantissant une gestion rigoureuse des aspects logistiques, administratifs et de communication.

Activités principales :

Gestion administrative et logistique des événements

· Organisation des déplacements professionnels : réservation des missions, transports et hébergements (hôtels) pour les intervenants externes, et partenaires

· Suivi administratif des missions (ordres de mission, tableaux de suivi, justificatifs)

· Gestion des prestataires logistiques (lieux, traiteurs, imprimeurs, sociétés techniques)

· Aide à la préparation logistique des événements (salles, matériel, signalétique)

Gestion des inscriptions et des participants

· Création, gestion et mise à jour des fichiers d'inscription des participants

· Suivi des confirmations de présence, relances et gestion des listes d'attente

· Création et impression des badges, feuilles d'émargement et supports d'accueil

· Accueil des participants lors des événements, en appui des équipes communication

Communication événementielle

· Contribution à la diffusion des supports de communication liés aux événements (invitations, programmes, emails, contenus web)

· Mise &a...