Chargé de Projets Évènementiels - Commune de Miramas H/F

Communes

Chargé de projets évènementiels

Organisation administrative, conceptuelle et suivi des événements confiés
Gestion administrative de l'évènement : tableau de suivi, budget, établissement des bons de
commandes et suivi de facturation (enregistrement sur C.I.R.I.L et tenu du tableau budgétaire),
établissements des contrats/marchés avec la commande publique,
Programmation des événements : mise en place et suivi du calendrier événements
Relais avec les intervenants organisation : secrétariat pour formalisation des courriers/arrêtés et
suivi/respect budgets, lancement des consultations prestataires événements, communication pour
lancement des supports, logistique et technique pour programmation opérationnelle des événements
Démarchages et recherches partenaires
Constitution du programme détaillé des événements planification avec la com des plans
promotionnels, rédaction des éléments de programmes et de communication selon les supports
définis
- Présence sur les événements organisés
- Organisation des réunions événements
- Formalisation des fiches événements et compte rendu de réunions
- Formalisation et gestion des questionnaires bilan événements
- Envoi en amont de chaque événement les infos spécifiques de la fiche événement pour relais
information
15 jours avant : le Maire et son cabinet pour le déroulé et participants
1 mois avant : le détail programme à la com pour communiqués et relais presse
Veille impérative sur les événements : web, fêtes environnantes
Gestion contrats/assurances et suivi
Publication sur sites promotionnels
Conception, suivi, analyse des marchés et offres dans le respect du budget
Production des bons de commande/contrats avec analyse en interface avec la commande publique et
Comptabilité en lien avec l'administratif événementiel
Gestion des partenaires sur les évènements : repérages, analyse des besoins matériels, planning
d'installation, accueil et suivi sur les manifestations
Recherches et consultations lots divers