Assistant Administratif et Financier H/F

Groupe OpenSourcing

2. Missions principales :

2.1 Facturation et comptabilité courante

- Création et émission des devis et factures clients sur Axonaut

- Suivi des règlements clients et relances de facturation selon procédure établie

- Création des bons de commande fournisseurs après validation du devis

- Saisie et suivi des dépenses fournisseurs

- Rapprochement bancaire mensuel sur Axonaut

- Préparation des éléments transmis au cabinet comptable

- Préparation des fichiers de paiement (prestations trainers, reversement des abonnements)

2.2 Gestion des contrats et obligations administratives :

- Préparation des contrats trainers (titulaires et volants) à partir des modèles existants

- Préparation des dossiers administratifs pour les nouveaux salariés (à partir des procédures

internes)

- Préparation du fichier mensuel des éléments variables de paie pour transmission au

prestataire paie

- Gestion et mise à jour des documents d'obligation de vigilance fournisseurs

- Mise à jour et fiabilisation des fiches clients et fournisseurs sur Axonaut

2.3 Back-office opérationnel :

- Administration pilotage des fonctionnalités autorisées (intégration

des plannings, modifications de service, reporting d'activité)

- Coordination des plannings trainers en lien avec les responsables d'exploitation

- Coordination administrative avec les fournisseurs récurrents

- Participation aux actions de back-office nécessaires à la bonne exploitation des sites

- Contribution à la fiabilisation et à l'évolution des procédures internes

2.4 Administration générale et support :

- Gestion de la boîte mail tri, traitement et orientation

- Gestion des courriers entrants et sortants

- Classement et organisation de la Dropbox business (arborescence, nommage, archivage)

- Gestion des signatures électroniques via Dropbox Sign

- Support administratif ponctuel sur le périmètre Flexbuilding (volume limité, en croissance)

3. Environnement de travail et outils

La maîtrise opérationnelle des outils suivants est attendue ou à acquérir rapidement :

- Axonaut : facturation, dépenses, rapprochement bancaire, fiches clients/fournisseurs

(formation prévue à l'arrivée)

- Suite Microsoft 365 : Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint

- Dropbox Business : classement documentaire et signature électronique

- Slack : communication interne

- Claude (IA générative) : utilisation quotidienne pour la productivité (rédaction, synthèse, recaps, traitement de documents)

Profil recherché :

4.1 Expérience et formation

- Formation Bac +2 minimum (BTS Comptabilité-Gestion, BTS Assistant de Gestion PME- PMI, DUT GEA ou équivalent)

- minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire en PME, idéalement dans une société de services

- Une expérience préalable d'Axonaut ou d'un ERP équivalent (Pennylane, Sage, EBP) est un atout

4.2 Compétences techniques :

- Maîtrise opérationnelle du cycle facturation client et fournisseur

- Aisance avec le rapprochement bancaire et les contrôles de cohérence

- Bonne compréhension des notions comptables courantes (sans être comptable diplômée)

- Excellente maîtrise d'Excel (formules, tableaux croisés, mise en forme)

- Appétence pour les outils digitaux et l'IA appliquée à la productivité

4.3 Compétences comportementales :

- Autonomie : capacité à exécuter et à décider dans le cadre de procédures, sans solliciter la direction sur chaque sujet.

- Rigueur : précision dans la saisie, le suivi des dossiers et le respect des délais

- Sens du service : qualité de la communication écrite et orale avec clients, fournisseurs et trainers

- Discrétion : traitement d'informations sensibles (financières, contractuelles, salariales)

- Capacité d'adaptation : environnement entrepreneurial avec deux structures et des sujets variés

- Esprit d'amélioration continue : contribuer à faire évoluer les procédures plutôt que de les subir

5. Conditions :

- Contrat : CDI à temps plein, 35 heures hebdomadaires

- Lieu : Asnières-sur-Seine (92) - présentiel

- Période d';essai : 2 mois renouvelable une fois

- Avantages : (mutuelle, prime d'intéressement, Plan d'épargne)

OpenSuccess, recherche pour l'un de ses clients, une société de services BtoB, un Assistant Administratif & Financier (H/F) en CDI à Asnières-sur-Seine.

Dans un contexte de structuration et de croissance, nous recherchons une assistante

administrative et financière confirmée, capable d'opérer en autonomie sur des procédures déjà

cadrées et de devenir un point de référence opérationnel pour la direction.