Assistant - Assistante de Direction H/F

Proch Emploi

Nous recrutons pour une société de coaching un(e) Assistant(e) de direction (Dans le cadre du dispositif ARDAN)

Assurer le bon fonctionnement administratif, organisationnel et opérationnel des activités, en garantissant la fluidité des process, la qualité de suivi et une expérience client cohérente avec l'image premium des structures.

Suivi administratif et financier
- Assurer le suivi administratif des sociétés (Human & Sens)
- Suivre les éléments financiers courants (facturation, relances, transmission comptable) / - Participer à la structuration et à la fiabilité des données

Pilotage et tableaux de bord
- Mettre en place et actualiser des tableaux de bord de suivi d'activité
- Suivre les indicateurs clés (formations, séminaires, réservations, chiffre d'affaires.) / Aider à la prise de décision via des reportings clairs et réguliers

Coordination des formations et intervenants
- Gérer les plannings des formateurs et intervenants / Organiser la logistique des formations (dates, supports, participants)
- Assurer le lien entre les différents acteurs (clients, formateurs, direction)

Gestion Qualiopi
- Assurer le suivi des process et outils Qualiopi - Mettre à jour les documents nécessaires aux audits (initial et surveillance)
- Veiller à la conformité des pratiques (traçabilité, évaluations, dossiers)

Gestion des financements (OPCO / CPF / Élus)
- Monter et suivre les dossiers OPCO (secteur privé)
- Gérer les dossiers EDOF / CPF (bilans de compétences notamment)
- Assurer le suivi administratif des formations à destination des élus locaux - Veiller à la conformité et aux délais

Gestion des plannings internes
- Organiser le planning de la personne en charge de l'entretien
- S'assurer de la bonne préparation des lieux pour les interventions sur place (au domaine et à la fabrik) - Coordonner les besoins logistiques

Accueil & relation client
- Assurer l'accueil téléphonique et physique - Accueillir les clients (séminaires, coaching, hébergement)
- Garantir une expérience client fluide, qualitative et professionnelle

.Appui opérationnel & développement
- Planifier et structurer l'activité de la direction - Apporter un appui organisationnel quotidien

Profil recherché

- Excellente organisation et rigueur - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, outils de suivi, CRM.)
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle - Bonne compréhension des environnements formation / administratif
- Connaissance de Qualiopi, OPCO, CPF

Savoir-être
- Autonomie et sens des priorités - Polyvalence et adaptabilité - Sens du service et de la relation client - Discrétion et professionnalisme
- Capacité à structurer et anticiper

Atouts complémentaires
- Expérience dans la formation professionnelle ou l'événementiel
- Capacité à évoluer vers des missions à plus forte valeur ajoutée