Assistant de Direction - Département des Technologies Solaires H/F CEA

Rattaché(e) au Chef du Département des Technologies Solaires (DTS), vous avez pour mission d'intervenir en support auprès de l'équipe de Direction (environ 30 collaborateurs) et de l'équipe d'un laboratoire (environ 20 collaborateurs).

Vous serez notamment chargé(e) de :

Dans le cadre du support à la Direction du Département

• Participer aux réunions de Direction, et assurer la rédaction et la diffusion des compte-rendus
• Gérer la diffusion des livrables et faits marquants de l'ensemble du Département
• Gérer l'agenda du chef de département et de ses adjoints le cas échéant

Dans le cadre du support administratif

• Instruire les demandes d'achats et en suivre la réalisation en lien avec les gestionnaires des achats
• Instruire les diverses dépenses liées au fonctionnement du Département (frais d'invitation de personnalités extérieures, frais généraux, ...)
• Gérer les déplacements professionnels (missions) et le traitement des frais associés
• Gérer les droits et accès sur les répertoires informatiques partagés
• Saisir les avis de rendez-vous et gérer les aspects de confidentialité
• Programmer, convoquer, et déclarer les astreintes du Département
• Effectuer diverses tâches administratives (courriers, scans, commandes, archivage...)

Dans le cadre de la vie de la Direction et du Département

• Organiser la logistique des réunions et des visites clients
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Préparer l'accueil et accompagner les nouveaux arrivants dans leur prise de poste
• Suivre le circuit de départ des collaborateurs
• Participer à l'organisation d'évènements (AG, séminaires, fêtes de Noël...)
• Etre force de proposition sur l'amélioration continue de l'ensemble des processus en lien avec les missions des assistant(e)s du Département.

Pour cela, vous agissez en interaction avec les collaborateurs des différents laboratoires, la ligne managériale, les assistantes du département et les interlocuteurs externes (direction du LITEN, services fonctionnels, fournisseurs, clients, etc..).

Afin de garantir la continuité de service, vous êtes amené(e) à remplacer les autres assistant(e)s en cas d'absence, en particulier durant les périodes de congés.